ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

Список использованной литературы

1. Архипова Е.В. Основы методики развития речи учащихся. - М.: Вербум-М, 2004. - 192 с.

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи для инженеров. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2003. - 384 с.

3. Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б., Ягубова М.А. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов / Под ред. О.Б. Сиротининой. - 2-е изд., стереотипное. - М.: Едиториал УРСС, 2003. - 216 с.

4. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - 4-е изд., доп. перераб. - М.: Изд-во ««Феникс», 2005. - 317 с.

5. Максимов В.И., Голубева А.В., Костомаров В.Г Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - М.: Высшее образование, 2006. - 356 с.

6. Пособие по научному стилю речи. Для вузов технического профиля /Под ред. И.Г Проскуряковой. - 2-е изд., доп. и перераб.- М.: Финта: Наука, 2004. - 320 с.

7. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, О.Н. Лапшина и др.; Под ред. проф. О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 192 с.

Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗА

О.В. Воробьева

ГОУВПО «Московский государственный университет сервиса»

Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.

С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе. Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).

В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.

В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.

В данной статье мы рассмотрим документационное обеспечение управления факультета. Факультет

Учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета входят кафедры, деканат, учебные и научные кабинеты.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи

Подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кроме того, в рамках учебного процесса кафедра выполняет следующие функции:

Организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

Формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

Проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

Организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

Предпринимает усилия по увеличению поступле-

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

ний внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

Способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

Вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

Осуществляет иную деятельность, предусмотренную Уставом университета и действующим законодательством.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

Администрация факультета (деканат) - подразделение, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и, следовательно, не определены его функции.

Однако именно деканат является органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

Документы, входящие в систему организационнораспорядительной документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);

2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);

3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Документами, образующими документооборот факультета, являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

3. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными

лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

5. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

7. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

8. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

Деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);

Кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

Отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).

В деканат поступают документы, зарегистрированные канцелярией университета. Все документы подшиваются по номерам, датам и наименованиям в соответствующие папки. Для учета и контроля студенческого состава института заведены журналы регистрации приказов по студентам отдельно по дневному и заочному отделениям. В эти журналы заносятся списки студентов (или отдельные студенты), поступивших на обучение в институт. Указывается основа обучения, номер и дата приказа о зачислении, переводе или восстановлении. Вносятся номера и даты текущих приказов. При отчислении из института, строка с данными студента вычеркивается, и в конце проставляются следующие данные: номер и дата приказа об отчислении, причина отчисления. Данные, внесенные в журналы по студентам, разбиты по курсам, годам и группам, листы с группами промаркированы. Журналы значительно облегчают учетно-контрольную и поисково-справочную работу.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

Обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководство, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.

При формировании документов в дела службой ДОУ используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, акты, справки и т.д. В дело помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

В деканате сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Так, приказы по личному составу студентов группируются отдельно от приказов по личному составу преподавателей и сотрудников; приказы по академии - отдельно от приказов по институту. Документы, являющиеся необходимыми для издания приказа по личному составу студентов-заочников, подшиваются в личные дела или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам или распоряжениям (например, личные за-

явления, копии свидетельств о браке, о рождении ребенка и т.п.). По дневному отделению такие документы пересылаются в студенческий отдел кадров университета. Личные дела студентов института по дневному отделению полностью ведутся и хранятся в студенческом отделе кадров.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов, как: приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет также поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку.

Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы (табл. 1).

Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие прием и первичная обработка (канцелярия) предварительное рассмотрение (канцелярия) регистрация (канцелярия) рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректор) доставка документов исполнителям (декану или зам. декана) контроль исполнения подшив исполненного документа в дело (канцелярия)

Исходящие составление проекта документа (факультет) изготовление документа (деканат, кафедры факультета) визирование проекта документа, его согласование подписание документа (подразделения университета) регистрация (деканат или канцелярия) отправка документа адресату (канцелярия)

Таким образом, только совокупность документов факультетов составляет значительное количество организационной, распорядительной, информационной и др. документации (и это не считая общеуниверситетских документов). В связи с этим организация документооборота университета должна регулироваться и упорядочиваться.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной уп-

равленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул.

Сокращение объемов документации достигается построением эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может

ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007

ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ

быть, и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Уменьшение физического размера документов -существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращайся за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум, и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети в университете предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, те. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТ 6.10.484 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Для решения задач университетского уровня в различных вузах разработаны и внедрены программные системы (например, в Новосибирском государственном техническом университете, в 1992 году), позволяющие автоматизировать наиболее рутинные операции, связанные с составлением и оформлением документации: списки групп, приказы, личные карточки и пр.

Основным недостатком таких систем являются сложность их интегрирования в системы более высокого уровня и закрытость.

Основными свойствами этой системы являются: управляемость пользователем и событиями; возможность интеграции с системами более высокого уровня (ректорат) и более низкого уровня (кафедра, приемная комиссия и т.д.); открытость для модификации и расширения; возможность работы в сети и подготовки данных для служб вуза в электронной форме. Система выполняет следующие функции:

Учет и анализ кадрового состава студентов и преподавателей факультета;

Учет и анализ успеваемости студентов за все время обучения в вузе;

Формирование и накопление приказов;

Формирование и накопление документов по организации учебного процесса (учебные планы, учебные поручения кафедрам, рабочие учебные планы студентам, расписание экзаменов и т.д.);

Учет и анализ финансовой деятельности факультета (стипендии, пособия, контрактные студенты и т.д.);

Формирование и накопление текущей документации (справки, экзаменационные ведомости, списки групп и т.д.);

Контроль своевременного формирования и прохождения документов;

Формирование групп пользователей с присвоением каждому пользователю определенных прав доступа к информации.

Применение программных систем обработки документов, переход к электронным технологиям организации учебного процесса в вузе приведет к увеличению эффективности анализа полученных данных и принятию верных управленческих решений. Это позволит высшему учебному заведению соответствовать современным социально-экономическим и организационным изменениям в стране.

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - С. 124.

01 ноября 2006 г. 00:00

Михаил Ларин

академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

● разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД - Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно-методических документов; финансируется Миннауки;

● стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;

● разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;

● обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы);

● разработки, связанные с реализацией "Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов", одобренной решением Президента Российской Федерации от 23 ноября 1995 г. NП-1694, и "Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ", утвержденной Советом Глав Правительств СНГ 18 октября 1996 г.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ) предусматривает поручением Правительству РФ приведение в соответствие с законом действующих нормативно-правовых актов и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию. В связи с принятием закона об информатизации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, связанные с разработкой концепции дальнейшего совершенствования ДОУ, в достаточной мере отразили:

● несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;

● несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;

● отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";

● несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

● недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

● повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

● установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

● унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

● разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

● реализацию права на информацию юридических и физических лиц;

● повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам. Целесообразно наделение соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих значительный опыт сотрудничества с Росархивом в разработке соответствующих нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил оганизации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.

Основные проблемы ДОУ и направления их решения

Необходимость закона о документации

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Машинопечатные документы

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а вернее машиночитаемых документов.

Прежде всего, почему эта проблема так волнует нас как специалистов? Конечно, играет свою роль элемент новизны; как всякое новое, электронный документ и новые информационные технологии, сам компьютер, воспринимаются как вещи, оказывающие серьезное влияние на изменение технологий работы и необходимость их освоения. Не все работники в равной степени готовы к изменениям и приветствуют их; отсюда - повышенное внимание к теме. Далее. К сожалению, рассматривая проблему, подавляющее большинство участников дискуссии забывает об истории научно-технического прогресса. Мы пользуемся в работе телефоном, телеграфом, телетайпом, радиосвязью, телевидением, факсимильными аппаратами, кабельными сетями, спутниковой связью и т.п., зачастую не задумываясь о том, что в свое время каждое из этих технологических достижений обладало не меньшим количеством разного рода проблем, осложняющих их внедрение в практику. Предыдущие технические достижения сыграли огромную роль в развитии управления с точки зрения техники и технологий, так же произойдет и с электронными документами. Вместе с тем, нельзя не сказать и об особенностях обсуждаемого предмета. Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что мы не можем их воспринимать в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе. Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Отсюда и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая "матрица в памяти компьютера". Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей. Не следует упускать из виду, что в рассматриваемом термине имеет значение не только первое слово "Электронный", но и "документ". Понятие документа уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Поэтому, прежде, чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах.

Автоматизация ДОУ

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1. сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2. территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитетаи т.п.);
3. коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media". Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и ". Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Организационное и кадровое обеспечение

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.

Роль госархива

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.

Введение 3

1. Проблемы совершенствования систем документооборота с применением современных ИТ 7

2. Анализ и совершенствование системы ДОУ ОАО «СЗЭИ» с использованием информационных технологий 21

3. Направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «СЗЭИ» 25

Заключение 35

Список использованных источников и литературы 40

Приложения 43

Введение

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме повышения эффективности функционирования управления на основе внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на государственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов 1 . Информационные ресурсы составляют основу деятельности любой информационной структуры. Для эффективного построения новых и реорганизации функционирующих технологий управления, обоснования решений по автоматизации информационного и документационного сопровождения управления на предприятиях требуется соответствующее качественное научно-методическое обеспечение, отвечающее современным представлениям об организации и процессах управления и задачах по их совершенствованию, что подчеркивает актуальность выбранной темы научной работы. Потребность в изменении и постоянном совершенствовании документационного обеспечения управления обусловлена важностью роли, принадлежащей информации в системе социально-экономического управления, в которых информация, аккумулированная в различных сообщениях, сведениях, данных об отдельных событиях, явлениях, фактах в документы – формы, пригодные для использования, служит информационным ресурсом общества. 2 Целью данной работы является выявления направлений совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности организации с использованием информационных технологии (далее − ИТ) на примере ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Объектом исследования в работе является ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», а предметом исследования: документационное обеспечение его управленческой деятельности с использованием ИТ.

Для достижения поставленной в работе цели необходимо последовательно решить ряд задач: изучить теоретические аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности; провести анализ существующей системы документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», предложить направления совершенствования данной системы и определить эффективности предложений.

Оценивая степень разработанности изучаемой проблемы, следует отметить, что переломный этап в понимании документа как объекта документоведения относится к 80-м годам ХХ века и связывается с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения информации 3 . Электронным документам посвящены научные работы ВНИИДАД, РГАНТД, ГАРФ. Обзор показал, что степень изученности разных проблем электронных документов неодинакова, и послужил импульсом к составлению Росархивом (ВНИИДАД) программы научных исследований на 2001-2010 гг. «Электронные документы», включающей примерный перечень направлений научных исследований, нормативно-методических и экспериментальных разработок в области электронных документов 4 . В работах Митяева К. Г., Лившица Я.З., Цикулина В. А., Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Мингалева B.C., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., Красавина А.С., Илюшенко М.П., Костомарова М.Н., Степанова Е.А., Додоновой М.И., Лосева В.И., Райхцаума А.Л., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Славко Т.И., Алексенцева А.И., Архиповой Н.И., Овчинниковой Н.В., Бобылевой М.П. и др., получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документационного обеспечения управления, документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Из обширного круга различных публикаций по проблемам автоматизации процессов управления и документационного обеспечения наиболее привлекательными для темы работы представляются изданные в последнее время методические разработки по вопросам проектирования электронной документации и электронного документооборота, среди которых выделяются работы Д.А. Романова, Т.Н.Ильиной, А.Ю.Логиновой, Майкла Дж. Саттона, Н.Н. Куняева 5 . В данных работах содержатся взгляды на электронный документооборот и различные элементы системы электронного документооборота, основанные на использовании компьютерных информационных технологий, излагаются методические основы их внедрения, обобщен отечественный и зарубежных опыт постановки задач и разработки решений по управлению документацией в корпоративных системах, требующих интеграции различных информационных платформ и аппаратно-программных средств. Проведенный анализ состояния теоретического фундамента формирования и совершенствования документационного обеспечения управления свидетельствует о том, что многие стороны данной проблемы еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях.

Основой методологии исследования, проведенного в данной работе, является системный подход к анализу развития документационного обеспечения в системе управления предприятием. Методология работы представляет собой соединение традиционных общенаучных и специальных методов. Для решения поставленных задач использовались методы: сравнительного и системно-структурного анализа, классификационный, статистический, графический. Методологический фундамент исследования составили принципы объективности и системности, диалектическое представление об процессе и возможностях его познания. Выбор структуры работы обусловлен поставленной целью и последовательностью решаемых задач: работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

1. Проблемы совершенствования систем документооборота с применением современных ИТ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Многими учеными в настоящее время признаются приоритетными документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты документационного обеспечения управления. Исследователи констатируют нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации и отмечают, что недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. 1

В начале 90-х годов ХХ века появился новый класс систем документооборота, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров – так появился новый класс систем, названный системами управления документами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что в современных системах управления документами кроме функций хранения и поиска, появились функции контроля жизненного цикла документа – в отличие от своих предшественников, системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами.

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная – простые документы 2 . Существует зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем, только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных.

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота, имеют некоторые различия. В настоящее время спектр задач систем документооборота определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий и представлен на рисунке 1.

Рис. 1. Жизненный цикл документа 3

Стадия разработки документа может включать: непосредственно разработка содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Стадия опубликованного документа может включать: активный доступ; архивный документ (краткосрочного хранения; долгосрочного хранения); уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни – доступ на чтение.

В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело система документооборота, архивы, существующие в ней для хранения документов, условно подразделяются на статистические и динамические архивы. В статистических архивах хранятся только опубликованные документы. В динамических архивах могут содержаться как опубликованные документы, так и те, что находятся в разработке.

К основным существующим проблемам документационного обеспечения управления в настоящее время, относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

В связи с принятием закона об информации, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью, становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления 4 .

В настоящее время многими учеными отмечается несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки; несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов ХХ века; отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»; несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления; недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей остается сопряжение аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки документной информации.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

Специфика машиночитаемых данных состоит в том, что они не могут восприниматься в том физическом виде, в каком они хранятся на носителе и зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.), что порождает терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов и практиков. В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом - отдельный файл на этом носителе, в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом - некая «матрица в памяти компьютера». Во многих случаях за документ принимается изображение на экране, в том числе полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно - коммуникационным средствам реализации.

К сожалению, в этих разработках практически отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям 5 . Многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

В настоящее время, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации 6 . Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте). Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

В связи с тем, что в качестве направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» в данной работе выбрано внедрение в ее деятельность комплексной автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, в рамках первой главы представляется значимым рассмотреть основные требования к оптимальной АСУД, для выбора из существующих в настоящее время на рынке.

Специалисты отмечают, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации 7 . Помимо этого, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе необходимой системы, прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД: сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.); территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.); коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня 8 .

Анализ литературы по проблеме позволяет сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам, выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Оценка эффективности является наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения АСУД. первую очередь потому, что эта система, чаще всего не является осознанной крайней необходимостью для руководства предприятием (в отличии от, например, торговой системы для супермаркета или базы данных для реестра населения), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение. Как для любой автоматизированной системы, эффект от внедрения АСУД подразделяется на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АСУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность заключается в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности же этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения АСУД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Для расчета эффективности внедрения АСУД в организации на первом этапе необходимо определить расходы на ее внедрение. Для определения расходов необходимо рассчитать стоимость одной лицензии программного обеспечения. Ее стоимость в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть – от количества рабочих мест в АСУД. Далее рассчитывается стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АСУД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Далее рассчитывается полная стоимость работ по внедрению системы. Расчет проводится по формуле 9:

V=M*W + M*W*F(N), (1.1)

где: V – стоимость работ по внедрению системы;

M –количество человеко-месяцев, требуемое для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев);

W – средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке программного обеспечения, инсталляции и обучению);

F - функция характеристики размера организации, она служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации.

Поведение этой функции приведено на графике (см. рисунок 2).

Рис. 2. Характер функции F – зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V – стоимости работ при учете числа рабочих мест в АСУД 10 .

Стоимость работ по внедрению системы не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Далее проводится расчет прогнозируемых доходов организации от внедрения АСУД.

Изначально проводится оценка прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому для оценки срока окупаемости системы достаточно рассчитать расходы за месяц. Расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения АСУД.

Разброс получается большой, поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги из бухгалтерии, но по данным статистики, на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день. Расчет расходов на бумагу в месяц будет проводиться по формуле 11:

R1 = D *S* P*N, (1.2)

где: P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

N – количество сотрудников;

D – количество рабочих дней в месяце;

S – количество листов на 1 сотрудника в день

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее, она складывается из следующих факторов: экономия усилий за счет повторного использования существующих документов; экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Для перевода данных факторов в конкретные оценки необходимо сделать экспертные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений, таким образом, коэффициент повторного использования будет равен 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения АСУД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника.

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения АСУД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем все же какую-то оценку произвести. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности.

При внедрении АСУД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один -два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз.

Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, АСУД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур - возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых.

В завершение изучения проблем совершенствования систем документооборота в организации представляется возможным сделать ряд выводов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) организации – важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна, выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления. ДОУ охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Это управление всеми системами документации в целях сокращения объема документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Оно основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. К основным проблемам документационного обеспечения управления относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

2. Анализ и совершенствование системы ДОУ ОАО «СЗЭИ» с использованием информационных технологий

Самарский завод электромонтажных изделий был образован в 1961 году. В 1992 году произошло преобразование завода в открытое акционерное общество 1 . В настоящее время Самарский завод электромонтажных изделий является открытым акционерным обществом, действующим на основании устава и законодательства Российской Федерации. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству. В целях объективного анализа системы ДОУ на изучаемом предприятии проведем сравнительный анализ фактической численности сотрудников отдела и нормативной численности 2 .

Анализ численности проводился на основе сравнительного анализа затрат на отдельные операции по работе с документами. Результаты анализа представлены в Приложении 1. Данные, необходимые для расчетов нормативной численности персонала представлены в приложении 2. В настоящее время отдел делопроизводства насчитывает 13 человек, в то время, как только по нормативам временных затрат, он должен включать 14 человек, а с учетом затрат реального времени – 15 человек. Таким образом, можно сделать вывод, что при существующем объеме работы в отделе по делопроизводству наблюдается значительная нехватка кадров. Движение документов в данной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Основные операции по документообороту представлены в приложении 1.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними на предприятии, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников и т.д.

Перечень документов, обязательных для хранения в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» изложен в Уставе данного предприятия.

В случае реорганизации предприятия все документы должны быть переданы в установленном порядке правопреемнику, а при ликвидации предприятия документы постоянного хранения, имеющие научно- историческое значение, передаются на государственное хранение в Федеральную архивную службу России, документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в соответствующий архив субъекта Российской Федерации. Передача и упорядочение документов осуществляется силами и за счет средств предприятия в соответствии с требованиями архивных органов, информация об ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» предоставляется им в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Предприятие обеспечивает своим акционерам доступ к документам, с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации. К документам бухгалтерского учета имеют право доступа акционеры (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций предприятия. ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предоставить им копии указанных документов. Размер платы за копирование устанавливается Генеральным директором предприятия и не может превышать стоимости расходов на изготовление копий документов. Предприятие обеспечивает своим акционерам и сотрудникам доступ к информации с соблюдением требований законодательства о государственной тайне. Система делопроизводства в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» носит частично-централизированный характер.

В зависимости от особенностей прохождения документов в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» они подразделяются на три крупные группы: входящие, исходящие, внут­ренние.

Обработка входящих документов проводится в смешанной, бумажно-электронной форме. Описание технологии обработки входящих документов представлено в приложении 3, технология обработки исходящих и внутренних документов – в приложении 4.

Одним из неотъемлемых элементов документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» является организация контроля за исполнением документов. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные документы. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах 3 .

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела делопроизводства по поручению руководства ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» (за исключением бухгалтерских и кадровых документов). Для ведения контроля исполнения используется электронный журнал «Документы на контроль», который является элементом базы данных «Дело» (см. приложение 5).

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится не в полном соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах.

Также к недостаткам можно отнести то, что база данных (электронный журнал), формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Анализ существующей на предприятии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» системы документационного обеспечения управления в трех основных аспектах (документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); систематизация архива документов) позволил выявить ее основные недостатки: объем работ, выполняемых сотрудниками отдела делопроизводства, при сохранении применяемых технологий обработки документов, предполагает расширение его штатов; в связи со значительным количеством структурных подразделений существующая технология передачи документов сотрудникам достаточно трудоемка и затруднен контроль данного процесса; частичная автоматизация документационного обеспечения управления создает сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, приводит к значительным временным затратам на поиск документов по структурным подразделениям; использование сотрудниками структурных подразделения различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов (бухгалтерия – система 1С; кадры – база данных в MS Excel, отдел делопроизводства – БД «Дело») приводит к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; у руководства предприятием отсутствует необходимая степень полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Изложенные недостатки и отсутствие единого информационного пространства в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

3. Направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «СЗЭИ»

Выявленные недостатки позволили определить направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий».

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. На современном этапе можно отметить, что в связи с развитием информационных технологий значительно повысилась эффективность работы, но их внедрение на предприятиях происходит постепенно, что связано со значительными финансовыми и организационными затратами.

Наиболее оптимальным для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» в аспекте совершенствования документационного обеспечения управления представляется переход к принципиально иной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс – автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления (АИС ДОУ) является в настоящее время весьма актуальной задачей для многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности.

Анализ существующей литературы по проблемам автоматизации ДОУ и синтез полученных результатов с выявленными в ходе данной работы недостатками существующей системы ДОУ в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» позволил выявить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ.

Эффективная АИС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов); архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов). Структура требований к оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ, интерпретированных графически в составляющие АИС ДОУ, представлена на рисунке 3.

АИС ДОУ образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла, а после завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении.

Представляется значимым при выборе оптимальной для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» АИС ДОУ учитывать следующие аспекты: учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии; поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме; обладает ли достаточной функциональной полнотой; имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Рис. 3. Структурная схема АИС ДОУ для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»

На выбор АИС ДОУ так же влияет размер затрат на ее приобретение и эксплуатацию, а так же набор предлагаемых услуг по сопровождению системы.

Обзор отечественного рынка АИС ДОУ позволил выявить три основные группы данных систем: системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «Делопроизводство» и др.); русифицированные версии популярных западных продуктов («Documentum 4», «DOCS Open», «Lotus Domino/Notes», «DocuLive» и т. д.); системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes («CompanyMedia», «БОСС-Референт», «Эскадо» и др.).

На основании анализа существующих АИС ДОУ и выявленных проблем документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» представляется значимым обеспечение выбранной системой: единой регистрации всей входящей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; единой регистрации всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов; поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Наиболее полно сформулированным требованиям удовлетворяет система «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.1», используемой в бухгалтерии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий».

Интеграция данной АИС ДОУ с системой «1С:Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. За счет интеграции с учетной системой в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения централизованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и собрать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разрабатывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интеграции с корпоративной учетной системой. Основная задача АИС ДОУ «Летограф» - автоматизация документооборота и выполнения бизнес-процессов.

Данный программный продукт позволяет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.

К основным достоинствам системы «Летограф» относятся: наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения; визуальный способ настроек, интеграция с существующей системой документооборота «Дело». Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (конфигурирования и кодирования в "1С:Конфигураторе", и отладки кода).

Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопировать, сохранив исходные данные, и внести изменения.

Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», что максимально сокращает сроки и риски внедрения. «Летограф» позволяет точно настроить существующую систему бюджетирования и развивать ее вместе с ростом системы управления в техническом и методическом плане.

В состав поставки включены примеры схем бизнес-процессов, которые были успешно внедрены на других предприятиях. В «Летограф» существует «библиотека» (Интернет-репозитарий) отраслевых и специализированных бизнес-процессов, шаблонов документов и настроек. Внедрение начинается с выбора наиболее подходящей модели, с использованием уже накопленного практического опыта и знаний консультантов. Система позволяет нормализовать и оптимизировать бизнес-процессы организации, описать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов, получить управленческие отчеты по архиву документов, хранить и структурировать информацию, облегчить ее поиск, автоматизировать хранение документов в виде электронного архива (с версиями, изображениями оригиналов и т.п.), автоматизировать постановку задач и передачу информации между участниками, согласно настроенных бизнес-процессов, контролировать выполнение каждой задачи, процесса и получать отчет о состоянии задачи, документа или работы 1 . Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов, графически представленных на рисунке 4.

Работа с внутренними документами организации подразумевает: подготовку проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде; формирование поручений по документам, передачу визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам; контроль прохождения документов; регистрацию документов, контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.; управление доступом к документу; быстрый поиск нужного документа; создание и хранения шаблонов документов.

Основные процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»

Работа с внутренними документами

Обработка входящих и исходящих документов

Работа с договорами организации

Управление внешними контактами

Ведение бухгалтерского и управленческого учета

Организация новостных каналов и конференций

Организация и планирование мероприятий

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»

Рис. 4. Бизнес-процессы, поддерживаемые АИС ДОУ «Летограф»

Обработка входящих и исходящих документов включает следующие операции: контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции; наложение резолюций; пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам; перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование; сдача (помещение) документов после исполнения в дела; формирование истории переписки по вопросу; формирование поручений по документам; контроль исполнения документов; ведение статистики и формирование отчетов; настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел; управление доступом к документу.

Управление внешними контактами включает регистрацию различных видов контактов; планирование контактов со сторонними организациями; ведение истории контактов, формирование отчетов по контактам, быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией.

Требования к объему научной работы не позволяют детализировано рассмотреть все возможности данной АИС ДОУ, значительная часть из них представлена в руководстве пользователя, доступном на сайте разработчиков.

Возможности программы позволяют сотрудникам структурных подразделения ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» использовать информацию из введенных документов в учетной системе и формировать документы (и другие объекты) в учетной системе, и обеспечивают получение руководством предприятия оперативной и статистической отчетности по выполнению задач в компании по различным разрезам: исполнители, функция, сроки выполнения, документы и т.п.

Для внедрения системы в техническом аспекте необходимо: наличие компьютера у каждого конечного пользователя и два сервера: сервер приложений и сервер базы данных. Компьютеры должны быть объединены в локальную сеть. Технические требования в систематизированной форме приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Требования к оборудованию для внедрения АИС «Летограф»

Программное обеспечение	Технические характеристики компьютера
Компьютер пользователя
ОС MS Windows 98/ME или MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1С: Предприятие 8.0; платформа Microsoft. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 и выше, Microsoft Office	Процессор Intel Pentium III - IV Оперативная память от 512 Мбайт (рекомендуется от 1 Гбайт). Жесткий диск не менее 20 ГБ (при установке используется около 100 Мбайт). Устройство чтения компакт-дисков (в случае локальной установки). SVGA- дисплей.
Сервер приложений
ОС MS Windows 98/ME или MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1С: Предприятие 8.0; платформа Microsoft. NET Framework 1.1	Процессор Intel Pentium III 1 ГГц. Оперативную память от 2 Гбайт Устройство чтения компакт-дисков.
Сервер базы данных
Операционная система MS Windows 2000/2008 Server. Microsoft SQL Server 2000 + Service Pack 3.	Процессор Intel Pentium Xeon 2 ГГц Оперативную память 2 Гбайт. Жесткий диск SCSI или RAID система

Технические требования к оборудованию удовлетворяют существующему уровню материально-технического обеспечения рабочих мест в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий», таким образом для внедрения системы не требуется затрат на приобретение дополнительной оргтехники.

Техническое сопровождение типового программного обеспечения «Летограф» включает в себя предоставление: доступа к новым релизам программного обеспечения; консультаций «горячей линии» по электронной почте или по телефону; доступа к Интернет-депозитарию, информации о выходе и составе обновлений.

В стоимость программного обеспечения «Летограф» входит бесплатная техническая поддержка продолжительностью 12 месяцев со дня приобретения продукта. Цена подписки (свыше первого года) на годовую техническую поддержку «Летограф» составляет 15 % от стоимости приобретенного продукта по актуальному прайс-листу на момент приобретения подписки.

С установочным комплектом программного обеспечения поставляются методические документы: «Методика постановки бюджетного управления «Пять шагов к совершенству: Бизнес-процессы»; «Руководство пользователя» (на каждые три приобретаемых рабочих места включается одно руководство пользователя), «Руководство по внедрению» (сценарий настройки программы) и «Руководство для программиста по объединению конфигурации «Летограф» с произвольной конфигурацией для «1С:Предприятие».

Внедрении данной АИС ДОУ позволяет сократить затраты на: поиск документов – за счет единой системы хранения документов сократятся затраты персонала; согласование и передачу информации – за счет автоматической постановки и контроля исполнения задач; простои, вызванные ожиданием необходимой для принятия решения информации; обучение нового персонала, т.к. новые сотрудники будут получать контекстную информацию, видеть точный перечень своих функций (при этом система будет ограждать их от многих неверных действий, которые могли бы привести к потере времени адаптирующегося сотрудника и его коллег, на выполнение ненужных, ошибочных действий); на корпоративное обучение и внедрение новых правил и бизнес-процессов за счет возможности их автоматического проектирования и донесения до работников и автоматического контроля выполнения.

Логическая причинно-следственная связь между возможностями программы и эффектами от ее внедрения представлена в приложении 6.

Предложение направлений совершенствования документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» предполагает проведение расчетов по выявлению эффективности предлагаемых направлений (см. приложение 7).

Таким образом, использование предлагаемой системы документооборота позволит экономить ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» ежегодно порядка 7,4 млн. рублей.

Проведенный расчет показывает, что внедрение системы «Летограф» позволяет исправить выявленный недостаток – несоответствие численности персонала в отделе делопроизводства объемам работ в сфере документационного обеспечения управления.

Таким образом, при внедрении предлагаемой АИС ДОУ сокращается объем работ и нет необходимости в увеличении штата сотрудников отдела делопроизводства завода.

Заключение

В условиях прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К основным проблемам документационного обеспечения управления на российских предприятиях относятся: необходимость разработки единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией; проблемы стандартизации и унификации документов; разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Применение на предприятии новых систем документооборота требует определения эффективности их внедрения. Эффект от внедрения подразделяется на: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АСУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

В данной работе был проведен анализ документационного обеспечения управления деятельностью предприятия с использованием информационных технологий на примере открытого акционерного общества «Самарский завод электромонтажных изделий» (ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»). Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству, а в целом в процесс документооборота вовлечено порядка 300 сотрудников предприятия. Исследование существующей на предприятии системы документооборота позволила выявить ряд проблем: трудоемкая технология передачи документов между структурными подразделениями и затруднение контроля за данным процессом; частичная автоматизация документационного обеспечения управления приводящая к сложности в получении оперативной и достоверной информации о ходе исполнения документов и о выполнении поручения по входящему документу, к значительным временным затратам на поиск документов по структурным подразделениям; использование различных специализированных сложносовместимых программных продуктов при составлении документов приводящее к дублированию информации, а зачастую, к ее искажению; отсутствие необходимой степени полноты информации о качественном и количественном составе документооборота в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» у руководства предприятием и т.д.

Выявленные проблемы замедляют процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности и разобщенности информации.

Для такой крупной организации как ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»», имеющей разветвленную структуру наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является использование автоматизированной информационной системы, что позволило бы все документы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Система автоматизации документационного обеспечения управления должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие: регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; регистрация всей исходящей корреспонденции, и ее внутренних документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.

Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСУД) обусловлен потребностями организации. На первом этапе определяется набор критериев для классификации: на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области, какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; какова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия; определяется размер финансовых затрат. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор АСУД, поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор.

В качестве меры эффективности использования АСУД выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

На основе анализа российского рынка АСУД наиболее оптимальным для ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» представляется программный продукт «Летограф» – автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С:Предприятие 8.0», используемой в бухгалтерии ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»». Интеграция данной АИС ДОУ с системой «1С:Предприятие 8.0» позволяет избежать двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота) и значительно ускорить обработку информации, разделить и упорядочить функции по вводу и обработке данных в организации. За счет интеграции с учетной системой в ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»» упрощается и ускоряется документооборот. Документы вводятся в единое место хранения централизованно. Обеспечен доступ различным пользователям и информационным системам для решения разных задач. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения оригиналов), и собрать всю документальную базу в единой системе. Нет необходимости разрабатывать и поддерживать технические конвертеры, шлюзы и обработки интеграции с корпоративной учетной системой. Данный программный продукт позволяет решать задачи описать и оптимизировать бизнес-процессы, выполнить учет, планирование и анализ в различных областях управления.

К основным достоинствам системы «Летограф» относятся: наличие готовых схем документооборота, бизнес-процессов и методики внедрения; визуальный способ настроек, интеграция с существующей системой документооборота «Дело». Визуальная настройка (без кодирования) позволяет значительно сократить сроки внедрения, гарантировать успешность проекта. Снижаются затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (конфигурирования и кодирования в «1С:Конфигураторе», и отладки кода).

Еще одним преимуществом является снижение затрат на последующее сопровождение и развитие: любые сделанные ранее настройки можно скопировать, сохранив исходные данные, и внести изменения. Таким образом, данная АИС ДОУ всегда может по функциональным возможностям соответствовать уровню развития ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий»», что максимально сокращает сроки и риски внедрения.

Расчет эффективности внедрения программы «Летограф» показал окупаемость предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий» менее чем за год, а затраты на внедрение программного продукта значительно меньше получаемой экономии времени.

В заключении необходимо отметить, что использование систем, аналогичных «Летограф» позволяет повысить оперативность управления ресурсами организации, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Список использованных источников и литературы

Источники

Федеральный закон от 29 12.1994 г. № 77-ФЗ (в ред. от 23.07.2008) «Об обязательном экземпляре документов» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 27.07.2010) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Постановление Правительства РФ от 10.11.2008 № 677 (ред. от 02.09.2010) «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

ГОСТ 6.30-2008. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения //Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) в ред. от 08.09.2010) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2007) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

Описание программы «Летограф». [Электронный ресурс]–Электрон.дан.–М.,сор.2010.–Режим доступа: http://www.docflow.ru/ catalogInfo.asp?option =product&details=list.

Литература

Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. – М.: Вершина, 2006. – 272 с.

Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие / В.И.Андреева – М.: Кнорус, 2006. – 272 с.

Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота. – Режим доступа: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Ларин М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Государство и эволюция системы документации / М.В. Ларин, В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова. –М., 2000. - 35 с.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: XIII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: Тезисы докладов – [Электронный ресурс].–Электрон. дан. [М.], сор. 2000-2010 – Режим доступа: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

АрскийЮ.М. Информационное пространство новых независимых государств / Ю.М. Арский и др. - М.: ВИНИТИ. 2000.- 200 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова – М., 2009. – 480 с.

Ларин М. Управление документацией / М. Ларин. − Режим доступа: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М. В. Ларин – М.: Научная книга, 2008. – 288 с.

Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов /М.В. Ларин, А. Н. Сокова – М.:МЦФЭР, 2006. – 112 с.

Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Саттон –СПб.:Азбука. 2008. – 446 с.

Митина Т.Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в системе делопроизводства / Т. Е. Митина // Законодательство и экономика, 2006. – № 8.

Митченко О.Ю. Организационное проектирование документационного обеспечения управления /О. Ю. Митченко – Тверь: Тверской госуниверситет, 2008. – 49 с.

Новикова М.М . Документационное обеспечение управления / М.М. Новикова – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.

Пономарева Н.Г. Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве / Н. Г. Пономарева –М.: Альфа-Пресс, 2009. – 345 с.

Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова - М.: ДМК Пресс, 2007. – 224 с.

Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина – М.:Академия, 2009. – 214 с.

Славко Т.И. База данных и новые комплексы документации /Т. И. Славко // Вестник архивиста. – 2008. – № 5 (41). – С. 40-41.

Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 / Е. В. Терентьева // ГОУ ВПО «МГУС». – М., 2009, – С. 148-159.

Терентьева Е.В. Информационные технологии в ДОУ / Е. В. Терентьева – М.:Юнити-Дана., 2008– 35 с.

Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / В. Ф. Янковая / ВНИИДАД. - М., 1987 – 49 с.

Приложения

2 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс

3 Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. – М., 1986. – С. 11.

4 Электронные документы: Программа научных исследований (2001-2010 гг.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2000. – 35 с. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10595.

5 Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2004; Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.:Азбука. 2007; Куняев, Н.Н. О некоторых вопросах правового регулирования электронного документооборота. – документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на Доклад на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2009 г.// Росархив. ВНИИДАД. – 2009. –Т5. –С.63.

1 Ларин М. Управление документацией. – Режим доступа: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Митченко О.Ю. Информационные системы // Служба кадров, 2009. – № 7. – С. 61.

3 Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2006. – №1. [Электронный ресурс]. –Электрон. Дан.–[М.]– Режим доступа: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 // ГОУВПО «МГУС». – М., 2009, – С. 148.

5 Митченко О.Ю. Организационное проектирование документационного обеспечения управления. - Тверь: Тверской госуниверситет, 2008. - С. 32.

6 Там же. – С. 21.

7Там же. – С. 24.

8 Терентьева Е.В. Актуальные задачи формирования нормативной базы документационного сервиса. - Сб.: Гуманитарный сервис. 10-ая международная научная конференция «Наука-сервису». Кн. 3 // ГОУВПО «МГУС». – М., 2009,. – С. 151.

9 Терентьева Е.В. Информационные технологии в ДОУ. – М.:Юнити-Дана.– С. 43

10 Терентьева Е.В. Указ. соч.– С. 44

11 Терентьева Е.В.Указ. соч.. – С. 49.

1 Устав ОАО «Самарский завод электромонтажных изделий». Самара. Машинопись, 2009

2 Постановление Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 75 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

3 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения./Гл. арх. Упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. Науч. –исслед. Ин-т документоведения и арх. Дела. – М. :[б.] ,1991. – С. 36

1Описание программного продукта «Летограф» .–[Электронный ресурс]. –Электрон. дан.–М., сор.2009. –Режим доступа: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Тупиков Р.В., Самедова О.М. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ // Научный электронный архив.
URL: (дата обращения: 04.01.2020).

Определение роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Понятие, структура, методика оценки состояния документационного обеспечения менеджмента персонала на примере ООО "Лолита", разработка программы ее совершенствования.

Подобные документы

Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Роль системы управления персоналом в деятельности организаций социально-культурной сферы. Исследование системы управления персоналом на примере ООО "Турист". Совершенствование документационного обеспечения кадровой деятельности туристической фирмы.

контрольная работа , добавлен 12.02.2014


Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 13.02.2015


Сущность и функции системы управления персоналом. Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом на предприятии. Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Кадровая безопасность и охрана труда.

дипломная работа , добавлен 15.11.2010


Обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом. Количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом. Анализ существующего кадрового обеспечения системы управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 29.11.2009


Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2010


Понятие, цели и функции кадрового менеджмента. Методы построения и исследования систем управления персоналом на предприятии. Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления кадрами на примере ООО "Новэм", для повышения эффективности работы.

дипломная работа , добавлен 01.10.2012


Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

Конечной целью проектирования, внедрения и использования системы управления документами является повышение эффективности управленческой деятельности. Функции управления материально реализуются при помощи документов – бумажных или электронных.

Деятельность современного руководителя отражается во все возрастающих потоках управленческих документов. Рост документооборота отечественные документоведы рассматривают как неизбежную тенденцию развития системы управления на современном этапе. Однако данное утверждение не означает, что разрастание документопотоков должно протекать бесконтрольно, а само по себе наличие разнообразных документов приведет к эффективному управлению. Необходимо планомерно осуществлять работу по сокращению документооборота.

Документальный фонд организации содержит информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности и позволяет организациям защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами создает информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, создавать информационную основу для принятия управленческих решений, а также обеспечивать отчетность.

Эффективное управление и обеспечивающие его документы позволяют организации осуществлять свою деятельность упорядоченно и ответственно, повышать результативность ее функционирования, а также защищать интересы ведомства, права сотрудников и всех заинтересованных сторон. Бесспорно то, что только грамотно и своевременно составленные, а также последовательно исполняемые документы помогают обеспечить эффективность управления.

Каждый руководитель должен осуществлять работу по совершенствованию делопроизводства. В соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами, ответственность и полномочия специалистов в области управления документами должны быть четко определены в организационно-правовых документах: административных регламентах, положениях об отделах, должностных регламентах (инструкциях). Эти документы позволяют жестко регламентировать ответственность за все делопроизводственные операции.

Ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе специалистами отдела документационного обеспечения управления, специалистами смежных информационных профессий, руководителями структурных подразделений и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, отвечающее за делопроизводство. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом. Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:

· ответственность руководства заключается в поддержке применения единой системы управления документами во всей организации;

· специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за создание, внедрение и применение системы управления документами, а также за обучение специалистов правилам документирования и организации работы с документами в индивидуальной практической деятельности;

· все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Юридическая сила и аутентичность документов, а также информационная поддержка управления обеспечиваются, прежде всего, посредством соблюдения принципа унификации в управлении документами. Под унификацией понимают установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач, установление единых требований к процессам, средствам документирования и информационным технологиям по форме и содержанию. Унификация реализуется путем разработки и внедрения федеральными архивными органами нормативно-методических актов: стандартов, инструкций, правил в области управления документами.

В последнее время идеи и возможности формирования электронного правительства намного опережают практику. Можно перечислить множество объективных и субъективных причин и факторов, тормозящих процесс внедрения электронного документооборота в практику управления, однако основная причина кроется в недостаточной законодательной и нормативно-методической проработке данного вопроса.

В настоящее время на уровне субъекта федерации сложно найти федеральное ведомство, в котором бы электронный документооборот полностью или частично заменил бумажный. В лучшем случае наблюдается дублирование и крайне редко совмещение бумажного и электронного документооборота. Следовательно, внедрение электронного документооборота не снижает, а увеличивает трудозатраты на ведение делопроизводства со всеми вытекающими отсюда последствиями. Правила делопроизводства, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, подчеркивают, что каждое отдельное ведомство в инструкции по делопроизводству должно установить порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Не будем забывать о том, что российская система управления традиционно ориентированная на жесткое применение принципа единоначалия очень медленно реагирует на предписания к самостоятельным действиям. Каждому федеральному ведомству отныне дано право, по согласованию с Росархивом, устанавливать сроки хранения документов собственного информационного фонда, а также определять вид носителя (электронный или бумажный), на котором этот документ будет создаваться и храниться. Эти предписания должны быть зафиксированы в ведомственных инструкциях по делопроизводству, ведомственных перечнях с указанием сроков хранения документов и соответственно номенклатурах дел. При этом действующий ныне типовой перечень управленческих документов с указанием сроков хранения не содержит указаний или рекомендаций по поводу выбора носителя документа. Совершенно очевидно, что отдельным ведомствам будет не просто принимать верные решения и проходить процедуру согласования выше упомянутых документов. Следовательно, дальнейшая разработка типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации крайне необходима и в том числе для повышения оперативности внедрения информационных технологий в делопроизводство.

Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения организует единую систему управления документами. Следовательно, она должна содержать следующие разделы: правила подготовки и оформления документов; организация документооборота и исполнения документов; поисковая система по документам; организация работы с документами в делопроизводстве; порядок передачи документов на хранение в архив. Таким образом, инструкция по делопроизводству разрабатывается и используется как комплексный документ, отражающий все технологические операции документационного обеспечения управления. Для создания единой современной системы управления документами необходимо использовать действующие нормативно-методические акты.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в соответствии со ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-Ф3 от 27.07.2006 должны стать основой для регламентации делопроизводства в органах местного самоуправления в пределах их компетенции. Таким образом, основным нормативным источником для составления инструкций по делопроизводству для системы муниципального управления в настоящее время являются правила делопроизводства. Однако составители данного документа включили в него правила документирования и организации работы с документами только для федеральных органов исполнительной власти. Например, в правилах приводятся наименования реквизитов обязательных для составления документов в федеральных органах исполнительной власти. Большая часть наименований реквизитов соответствуют рекомендациям действующего стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003. Однако некоторые реквизиты переименованы: реквизит «резолюция» в новых правилах делопроизводства именуется «указания по исполнению документов», а реквизит «заголовок к тексту» теперь называется «наименование документа». В наименования отдельных реквизитов включено указание на принадлежность реквизита к составу документов создаваемых в федеральных органах исполнительной власти, например: «наименование федерального органа исполнительной власти», «справочные данные о федеральном органе исполнительной власти». При составлении инструкций по делопроизводству в организациях системы муниципального управления естественно будут возникать вопросы по выбору состава и наименований реквизитов, на которые в правилах и методических рекомендациях нет однозначного ответа. Указанный в стандарте ГОСТ Р 6.30 – 2003 реквизит «герб субъекта федерации или муниципального образования» вообще не приведен в данных правилах.

В результате при разработке инструкции по делопроизводству для районной или поселковой администрации специалисты не смогут найти в правилах делопроизводства в полном объеме необходимую для себя информацию и вынуждены будут пользоваться иными нормативными документами, в частности ГОСТ Р 6.30 – 2003. Но в связи с тем, что требования новых правил делопроизводства и упомянутого стандарта не совпадают даже по составу реквизитов, принцип унификации при составлении документов подвергается очередному испытанию. Документы, создаваемые в организациях разного уровня управления, будут отличаться друг от друга по составу, расположению и оформлению реквизитов. В результате вероятно возникновение проблем в информационном обмене между организациями. К сожалению, отсутствие единых требований к оформлению документов в разных ведомствах приводит к возвратному движению документов, так как юридическая сила входящих документов нередко подвергается сомнению. Заложниками подобных ситуаций становятся не только организации, но и граждане. При этом необходимо помнить, что применение нормативно-методических документов для разработки положения о службе делопроизводства, должностных инструкций, инструкции по документационному обеспечению управления должно обеспечивать высокое качество этих документов и эффективность функционирования самой системы управления документами.

Примерные предложения по созданию и совершенствованию системы управления документами в организации

1. Разработка и введение в действие распорядительным документом инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями действующих нормативных документов;
2. Подготовка и использование бланков для оформления документов (общий бланк, бланк распорядительного документа, бланк служебного письма);
3. Создание и применение системы смешанного документооборота, постепенное расширение доли в нем электронных документов. Разработка перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.
4. Подготовка и использование Табеля форм документов, применяемых в организации;
5. Создание Альбома унифицированных форм документов, на бумажном и электронном носителях;
6. Максимальное использование возможностей механизации и автоматизации делопроизводства;
7. Организация повышения квалификации специалистами с целью изучения правил делопроизводства, применения информационных технологий в делопроизводстве.
8. Включение в качестве критерия оценки деятельности специалистов наличие навыков составления и оформления документов.

Табель форм документов представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и оформления. Применение Табеля обеспечивает юридическую силу документов, позволяет вести оперативный поиск необходимых документов, сокращая тем самым затраты рабочего времени на составление, оформление и обработку документации, он выполняет роль справочника в практике документирования деятельности организации. Табель форм документов составляется в виде таблицы. Форма табеля определяется разработчиками: документы могут быть систематизированы по структурным подразделениям администрации или по функциям и задачам управления.

Результаты унификации форм документов закрепляются в Альбоме форм документов, что обеспечивает соблюдение единых требований в области документирования, способствует сокращению возвратного движения документов и совершенствованию документооборота. Ведение Табеля и Альбома, внесение в них изменений и контроль применения этих документов возлагается на отдел документационного обеспечения управления. Таким образом, создание рациональной системы управления документов должно способствовать повышению эффективности деятельности организации.

9. Вопросы по дисциплине «Социальное управление»

9.1. Социальное управление: сущность и структурные элементы. Этапы формирования системы социального управления в годы реформ в России

Социальное управление – управление процессами и явлениями социальной сферы общественной жизни, средство реализации социальной политики.

Его основные структурные элементы: 1) объекты социального управления; 2) субъекты и их упорядоченность; 3) система целеполагания: цели и задачи, приоритеты; функции; виды, компоненты; 4) уровни реализации; 5) система целеосуществления: методы (принципы и способы), средства, оценка эффективности.

Соотношение понятий «социальное управление» и «социальная политика»: 1) близкие понятия, но социальная политика шире социального управления; 2) социальное управление – средство социальной политики.

Социальная политика:

1) как часть политики (внешней и внутренней): совокупность взаимоотношений социальных групп (классов, слоев, общностей) по отстаиванию своих интересов и улучшению своего социального положения; связана с другими видами, направлениями политик; не должна быть асоциальной;

2) деятельность субъектов политики:

В широком смысле: по развитию социальной сферы, улучшению социального положения различных групп;

Редко в узком смысле: по поддержке уязвимых групп.

Социальное положение – ключевое понятие социальной политики.

Три этапа формирования системы социального управления в пореформенной России (по степени внимания государства к социальным проблемам и характеру решаемых задач):

I этап – начало 1990-х гг.: социальное управление направлено на последствия экономических преобразований и трансформацию институтов социальной сферы; реакция на экономические реформы, на изменение принципов финансирования социальной сферы;

II этап – с середины 1990-х гг. до 2004 г: изменилось отношение к социальному управлению и социальной политике: 1996-1997 гг.: начало обсуждения и подготовка ряда преобразований в социальной сфере; начало 2000-х: реализация замыслов – крупнейшие социальные институциональные реформы. Но социальные реформы не стали приоритетными в деятельности государства, место и роль социальных проблем в политической повестке государства принципиально не изменились.

III этап – 2005-2008 гг. по н/в: поворотный для социального управления и социальной политики – перемещение социальных проблем в эпицентр социальной политики: 2005 г.: начало реформы социальных льгот (Федеральный закон № 122); задача сокращения бедности; сент. 2005 г.: начало реализации 4-х приоритетных национальных проектов; май 2006 г.: крупномасштабная программа по преодолению демографического кризиса, меры по стимулированию рождаемости.

IV этап – 2009 г. по н/в: адаптация к глобальному экономическому кризису, стремление сохранить достигнутые позиции в социальной сфере.

9.2.Социальная сфера как объект социального управления: понятие и устройство. Этапы развития социальной сферы в годы реформ в России

Объекты социального управления в широком смысле – общество, большие и малые группы, индивиды, организация и другие социальные образования, социальные процессы.

Объект социального управления в узком смысле – социальная сфера.

Социальная сфера – совокупность отношений и условий жизнедеятельности людей (групп, общества), определяющих их интересы и влияющих на их деятельность и поведение. Включает такие компоненты, как социальная структура и социальная инфраструктура.

Три этапа трансформации социальной сферы в пореформенной России:

I этап – начало 1990-х гг.: резкое падение уровня жизни, стремительный рост социальной и доходной дифференциации, развитие открытой и скрытой безработицы, разрушение прежних социальных институтов и отсутствие новых, бурное развитие неформальных отношений; II этап – с середины до конца 1990-х гг.: драматичность демографической ситуации, неэффективность традиционных институтов социальной сферы, неблагополучные социальные процессы (особенно в сфере доходов) – тормоза экономического роста, преодоление гиперинфляции; III этап – с начала 2000-х гг. по 2008 г.: - спад напряженности на рынке труда, сокращение задолженности по оплате труда, рост реальных доходов (в первую очередь) зарплаты, снижение уровня бедности, увеличение объемов финансирования социальных отраслей, положительные сдвиги в потребительском поведении населения и др. Это результаты: 1) положительной макроэкономической динамики; 2) активизации социальной политики.

В 2009 г. вследствие глобального экономического кризиса в развитии социальной сферы России появились негативные процессы (рост безработицы, сокращение доходов населения, рост бедности и др.), однако уже в 2010 г. ситуация стабилизировалась.

Похожая информация.