MGUS VESTNÍK č.2 (2) / 2007

Zoznam použitej literatúry

1. Arkhipova E.V. Základy metód rozvoja reči žiakov. - M.: Verbum-M, 2004. - 192 s.

2. Vvedenskaja L.A., Pavlova L.G., Kashaeva E.Yu. Ruský jazyk a kultúra reči pre inžinierov. - Rostov n/d: Vydavateľstvo "Phoenix", 2003. - 384 s.

3. Goldin V.E., Sirotinina O.B., Yagubova M.A. Ruský jazyk a kultúra reči: Učebnica pre nefilologických študentov / Ed. O. Sirotinina. - 2. vyd., stereotypné. - M.: Editorial URSS, 2003. - 216 s.

4. Dantsev A.A., Nefedova N.V. Ruský jazyk a kultúra reči: Učebnica pre technické univerzity. - 4. vyd., dod. prepracované - M.: Vydavateľstvo "Phoenix", 2005. - 317 s.

5. Maksimov V.I., Golubeva A.V., Kostomarov V.G. Ruský jazyk a kultúra reči: Učebnica pre technické univerzity. - M.: Vysoké školstvo, 2006. - 356 s.

6. Sprievodca vedeckým štýlom reči. Pre technické univerzity / Ed. I.G. Proskuryakova. - 2. vyd., dod. a prepracované - M.: Finta: Nauka, 2004. - 320 s.

7. Ruský jazyk a kultúra reči: Učebnica / O.Ya. Goikhman, L.M. Gončarová, O.N. Lapshina a ďalšie; Ed. Prednášal prof. O.Ya. Goykhman. - M.: INFRA-M, 2002. - 192 s.

Zlepšenie dokumentačnej podpory riadenia činnosti vysokej školy

O.V. Vorobyová

GOUVPO "Moskva štátna univerzita služieb"

V dôsledku nedávnych sociálno-ekonomických a organizačných zmien v oblasti riadenia prechádza moderný ruský vzdelávací systém obdobím radikálnej reformy a vyžaduje si aktualizáciu existujúceho legislatívneho a regulačného rámca pre riadenie, zlepšenie jeho dokumentačnej podpory s cieľom zvýšiť efektivitu.

Zavedením viacúrovňovej prípravy špecialistov vo vysokoškolskom vzdelávaní v Rusku existuje tendencia zvyšovať podiel individuálnej práce v špecializovanej príprave (rozšírenie počtu možností študentov, zvýšenie množstva samostatnej práce atď.). V tomto smere sú potrebné zmeny v technológii organizácie a podpory vzdelávacieho procesu na univerzite. Pokles kvality organizácie vzdelávacieho procesu je často spojený s náročnosťou získavania a spracovania veľkého množstva informácií. Efektívnosť analýzy prijatých údajov a rozhodovania riadiacich pracovníkov je znížená. Spracovanie veľkého množstva papierových dokumentov si vyžaduje značnú manuálnu prácu a zvyšuje vplyv subjektívnych faktorov (ľudský faktor).

V súčasnosti dozreli objektívne podmienky na prechod na elektronické technológie organizácie vzdelávacieho procesu. Patria sem: vybavenie vysokej školy moderným počítačovým a kancelárskym vybavením; rozsiahle zavádzanie automatizovaných informačných systémov a distribuovaných databáz.

Väčšina vysokých škôl využíva trojstupňový systém riadenia vzdelávacieho procesu: rektorát – fakulta – katedra. Každá z týchto úrovní rieši svoje problémy a má svoje rezervy na skvalitnenie organizácie vzdelávacieho procesu.

V tomto článku sa pozrieme na podporu dokumentácie pre vedenie fakulty. fakulta

Vzdelávacie a vedecké oddelenie univerzity, ktoré realizuje celý cyklus prípravy odborníkov v niekoľkých príbuzných odboroch. Zároveň fakulta vyučuje odbory svojich odborov na iných fakultách. V úzkej nadväznosti na vzdelávací proces fakulta realizuje základný a aplikovaný výskum v súlade s profilom odbornej prípravy.

Súčasťou fakulty sú katedry, dekanát, vzdelávacie a vedecké pracoviská.

Katedra je hlavným vzdelávacím a vedeckým oddelením univerzity. Vzdelávacia a vedecká činnosť katedry sa uskutočňuje v jednej alebo viacerých oblastiach poznania a je podriadená riešeniu hlavnej úlohy

Školenie vysokokvalifikovaných odborníkov.

Okrem toho v rámci vzdelávacieho procesu oddelenie plní tieto funkcie:

Organizuje a vedie výchovno-vzdelávaciu a výchovno-metodickú prácu na modernej úrovni vrátane vypracovávania učebných osnov, tém a programov kurzov a seminárov, ročníkových a diplomových prác a projektov, stanovuje všetky formy vedenia vyučovania, vzťah medzi prednáškami, praktickými a laboratórnymi vyučovacími hodinami. rozdeľovanie vzdelávacích úloh, organizuje kontrolu nad štúdiom študentov;

Vytvára plány vedeckého výskumu, organizuje ich realizáciu a monitoruje ich realizáciu;

Vykonáva odbornú prípravu vysokokvalifikovaných odborníkov (kandidátov a doktorov vied) prostredníctvom postgraduálneho štúdia, doktorandského štúdia av poradí súťaže;

Organizuje a kontroluje zdokonaľovanie a preškoľovanie učiteľov a zamestnancov katedry;

Snaží sa zvýšiť príjmy

MGUS VESTNÍK č.2 (2) / 2007

PROBLÉMY VZDELÁVANIA A VÝCHOVY

získavanie mimorozpočtových prostriedkov vzdelávacou a vedeckou prácou, rozvojom výrobných a obchodných aktivít;

Podporuje šírenie vedeckých poznatkov a uskutočňuje kultúrne a vzdelávacie aktivity medzi obyvateľstvom;

Predkladá akademickej rade fakulty (univerzity) návrhy kandidátov na funkcie, na prezentáciu akademickým pracovníkom a čestné tituly;

Vykonávať ďalšie činnosti, ktoré stanovuje charta vysokých škôl a platná legislatíva.

Na oddelení sa konajú mesačné porady oddelenia podľa vypracovaných plánov práce. Všetky protokoly sa potom archivujú. Oddelenie tiež zostavuje učebné plány, kalendárne plány, pracovné programy a rozvrhové plány. Hlavičkové papiere sa často posielajú rôznym organizáciám.

Vedenie fakulty (dekanát) je útvar, ktorý monitoruje a organizuje činnosť fakulty. Priamy dozor nad ním vykonáva dekan. Kontroluje realizáciu plánov a plánuje prácu dekanátu a tiež samostatne určuje počet a kvalifikované zloženie vedenia fakulty. Za oznamovanie údajov, informácií a rôznych materiálov pripravených v dekanáte zodpovedá dekan.

V Zriaďovacej listine vysokých škôl nie je dekanát označený ako katedra fakulty, a preto nie sú vymedzené ani jeho funkcie.

Je to však dekanát, ktorý je riadiacim orgánom fakulty, organizuje prácu úradu, vzdelávací proces a koordinuje prácu s rôznymi pracoviskami univerzity.

Hlavným účelom dekanátu je organizovať vzdelávací proces, ktorý je spojený s hlavnou kancelárskou prácou.

V procese činnosti univerzity sa vydávajú príkazy, memorandá, pokyny, protokoly a pod. Evidujú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach, ako aj o otázkach riadenia, interakcie, podpory a regulácie činností.

Dokumenty zahrnuté v systéme organizačnej a administratívnej dokumentácie sú rozdelené do troch skupín:

1. Administratívne (príkazy, pokyny atď.);

2. organizačné (predpisy, pokyny, pravidlá a pod.);

3. Odkazy a informácie (úradné listy, memorandá, protokoly, akty atď.).

Dokumenty, ktoré tvoria tok dokumentov fakulty, sú:

1. Príkaz - právny akt vydaný rektorom univerzity za účelom riešenia hlavných a prevádzkových úloh, ktoré stoja pred univerzitou.

2. Oficiálna správa je dokument adresovaný štrukturálnej jednotke vedúcim inej jednotky, ktorý obsahuje vyjadrenie k akejkoľvek záležitosti, závery, návrhy, požiadavky.

3. Úradný list je zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu, ktoré slúžia ako prostriedok komunikácie medzi inštitúciami, súkromný

osôb. Služobné listy sa píšu vždy len k jednému problému.

4. Zákon - listina vyhotovená viacerými osobami a potvrdzujúca zistené skutočnosti a udalosti.

5. Vysvetlivka - listina obsahujúca písomné vyhlásenie na zdôvodnenie niečoho, priznanie k niečomu.

6. Zápisnica - dokument zaznamenávajúci priebeh prerokovávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, zasadnutiach, poradách a zasadnutiach kolektívnych orgánov (Rady, komisie a pod.).

7. Náplň práce - pokyn, súbor pravidiel stanovujúcich poradie a spôsob vykonávania a vykonávania práce. Pracovná náplň vymedzuje pracovné povinnosti, zodpovednosť, práva, vzťahy (pozičné väzby) zamestnanca.

8. Zmluva je jedným z dokumentov, ktoré odzrkadľujú podmienky pracovného vzťahu zamestnanca s administratívou.

Medzi oddelenia, ktoré organizujú tok dokumentov fakulty, patria:

dekanát (vydáva príkazy pre študentov, k organizačným otázkam, prijíma príkazy z personálneho oddelenia ohľadom personálu, eviduje doklady, pripravuje protokolárne knihy, predkladá dokumenty do archívu a pod.);

oddelenia (prijímajú dokumenty, zverejňujú ich, rozdávajú správy na zasadnutie, uchovávajú vzdelávacie plány, po porade oddelenia sa vypracúvajú protokoly a plány práce oddelení, odovzdávajú dokumenty do archívu a pod.);

Personálne oddelenie (študent a zamestnanec) (uchováva osobné spisy, vydáva objednávky pre personál, eviduje vydávanie diplomov, vysvedčení, dokladov a pod.);

Účtovníctvo (prijíma finančné prostriedky od študentov, vydáva mzdy a štipendiá, vystavuje platové listy a pod.).

Dekanát prijíma písomnosti evidované úradom vysokej školy. Všetky dokumenty sú usporiadané podľa čísel, dátumov a mien v príslušných priečinkoch. Na evidenciu a kontrolu študentského zboru ústavu sú vytvorené časopisy na evidenciu objednávok študentov samostatne pre denné a externé oddelenia. Tieto časopisy obsahujú zoznamy študentov (alebo jednotlivých študentov) prijatých na štúdium na inštitúte. Uvádza sa základ školenia, číslo a dátum objednávky na zápis, prestup alebo obnovenie. Zadávajú sa čísla a dátumy aktuálnych objednávok. Pri vylúčení z ústavu sa prečiarkne riadok s údajmi študenta a na konci sa dopíšu tieto údaje: číslo a dátum príkazu na vylúčenie, dôvod vylúčenia. Údaje zapísané do denníkov študentov sú rozdelené do kurzov, ročníkov a skupín a sú označené hárky so skupinami. Denníky výrazne uľahčujú účtovníctvo, kontrolu, vyhľadávanie a prácu s referenciami.

Vyhotovenie všetkých registrovaných dokumentov podlieha kontrole. Kontrola vykonávania zahŕňa: umiestnenie dokumentu pod kontrolu; kontrola včasného doručenia písomnosti exekútorovi; predbežná kontrola a regulácia postupu vykonávania; zaznamenávanie a sumarizovanie výsledkov kontroly vyhotovenia dokumentov; informovanie manažéra.

Hlavným účelom organizácie kontroly vykonávania

PROBLÉMY VZDELÁVANIA A VÝCHOVY

MGUS VESTNÍK č.2 (2) / 2007

Zabezpečenie včasného a kvalitného vyhotovenia dokumentov. Kontrolu vykonáva vedenie, služba predškolského zariadenia a zodpovední vedúci pracovníci. Služba predškolského vzdelávacieho zariadenia kontroluje organizačné a administratívne dokumenty.

Pri generovaní dokumentov pre prípady používa služba predškolského vzdelávacieho zariadenia nasledujúce znaky zakladania prípadov. Základom pre zoskupovanie dokumentov podľa nominálnych charakteristík je názov ich typu. Napríklad: objednávky, protokoly, úkony, osvedčenia atď. Do veci sa vkladajú listiny, ktoré svojim obsahom zodpovedajú názvu veci.

Dekanát vypracoval určité pravidlá na zoskupovanie dokumentov do spisov podľa druhu a chronológie. Objednávky pre personál študentov sú teda zoskupené oddelene od objednávok pre personál učiteľov a zamestnancov; objednávky pre akadémiu sú oddelené od objednávok pre ústav. Dokumenty, ktoré sú potrebné na vystavenie príkazu na personál externého štúdia, sa zakladajú v osobných spisoch alebo tvoria samostatný súbor príloh k týmto príkazom alebo pokynom (napríklad osobné záznamy -

úkazy, kópie sobášnych listov, rodných listov a pod.). Pre študentov denného štúdia sa takéto dokumenty posielajú na študentské oddelenie ľudských zdrojov univerzity. Osobné spisy študentov denného štúdia ústavu sú kompletne vedené a uložené na študentskom personálnom oddelení.

V dôsledku vedeckej činnosti fakulty (zasadnutia Akademickej rady, rôzne konferencie, prijímanie študentov na magisterské štúdium) vznikajú také druhy dokumentov ako: objednávky, protokoly, rozhodnutia, výpisy. Pre všetky existujú priečinky, v ktorých sú uložené.

Fakulta získava rôzne materiály aj z konferencií. Zasadnutia Akademickej rady sa konajú mesačne, na ktoré sa vyhotovuje prezenčná listina a program rokovania, ktoré sú distribuované členom rady. Po stretnutí sa všetky zápisnice uložia do priečinka.

Dekanát každoročne zhromažďuje informácie o výskumných projektoch zmluvných a štátnych rozpočtov, ktoré následne odovzdáva vzdelávaciemu oddeleniu.

Na fakulte sa tok dokumentov uskutočňuje podľa došlých, odoslaných a interných dokumentov (tabuľka 1).

Prichádzajúce, interné a odchádzajúce dokumenty

Prijatý príjem a prvotné spracovanie (úrad) predbežná kontrola (úrad) registrácia (úrad) kontrola písomností prednostom (rektor univerzity, prorektor) doručovanie písomností exekútorom (dekan alebo zástupca dekana) kontrola exekučného uloženia vyhotovenej písomnosti v spise (kancelárii)

Výstupný návrh dokumentu (fakulta) vyhotovenie dokumentu (dekanát, katedry fakulty) schválenie návrhu dokumentu, jeho schválenie podpis dokumentu (univerzitné ústavy) registrácia (dekanát alebo kancelária) odoslanie dokumentu adresátovi (kancelária) )

Významné množstvo organizačnej, administratívnej, informačnej a inej dokumentácie (a to nerátame celouniverzitné dokumenty) teda tvorí len súhrn fakultných dokumentov. V tejto súvislosti je potrebné regulovať a zefektívniť organizáciu toku univerzitných dokumentov.

Úloha znižovania objemu toku dokumentov má dva hlavné aspekty – zníženie počtu vytvorených dokumentov a zníženie spotreby papiera na výrobu dokumentov. Najdôležitejší je, prirodzene, prvý aspekt.

Hlavnou podmienkou zníženia objemu dokumentov je zefektívnenie správy dokumentov. Hlavnou metódou je tu zjednotenie oboch jednotlivých skupín dokumentov a celého systému podpory dokumentácie. V praxi sa to prejavuje vo vytváraní systémov dokumentácie, ktoré striktne stanovujú zloženie formulárov, ktoré sa môžu používať, a pravidlá ich používania.

Skutočným spôsobom, ako znížiť nepotrebný tok dokumentov, je zlepšiť kvalitu samotných dokumentov ako nositeľov regulačných a iných manažérskych štandardov.

rovnaké informácie. Text dokumentu, ktorý odráža riadiace činnosti, pokyny, rozhodnutia, musí byť vypracovaný tak, aby obsahoval iba nevyhnutné informácie, jasne vysvetľoval podstatu rozhodnutia a určoval skutočné a primerané lehoty na vykonanie. V praxi sa, žiaľ, často vyskytujú prípady, keď je dokument predložený na exekúciu s už premlčanými lehotami, kedy je podstata problému natoľko zastretá, že nie je jasné, či bol problém vyriešený pozitívne alebo negatívne. Preto je také dôležité, aby sa pri príprave dokumentov používali v čo najväčšej miere jednotné formuláre, ktorých text je už premyslený a racionalizovaný.

S cieľom znížiť spotrebu papiera a ušetriť prácu personálu pri príprave a čítaní dokumentov je vhodné text skrátiť výrazným zredukovaním tradičných rôznych typov úvodných častí a preambulov.

Zníženie objemu dokumentácie sa dosahuje budovaním efektívnych systémov na vyhľadávanie informácií. Napríklad personálny príkaz sa vytlačí v niekoľkých kópiách a založí sa do súboru s príkazmi, do osobného spisu, do účtovného spisu alebo možno

MGUS VESTNÍK č.2 (2) / 2007

PROBLÉMY VZDELÁVANIA A VÝCHOVY

byť v oddelení plánovania aj výroby. Dôvodom takého veľkého obehu je náročnosť vyhľadávania: každý špecialista, ktorý môže tento dokument potrebovať, si ho radšej nechá doma, než aby dôveroval nespoľahlivému a hlavne zdĺhavému vyhľadávaniu. V dôsledku toho sa objem dokumentov výrazne zvyšuje. Vývoj dobre fungujúceho vyhľadávacieho systému môže dramaticky znížiť duplicitu, najmä pri používaní počítačov a možnosti získať akékoľvek informácie dostupné v organizácii na vašom pracovisku prostredníctvom siete.

Zmenšenie fyzickej veľkosti dokumentov je základným aspektom zníženia toku dokumentov. Táto úloha sa vykonáva jednoduchými metódami, ktoré však zahŕňajú prekonávanie niektorých byrokratických návykov. Medzi manažérmi napríklad stále prevláda názor, že nie je možné poslať dokument vo formáte A5 „hore“, že listová forma s hranatým usporiadaním detailov je menej „slušná“ ako s pozdĺžnym usporiadaním a môže nejakým spôsobom ponížiť autor a pod.

Podľa moderných pravidiel by veľkosť formulára mala závisieť len od veľkosti textu, a nie od miery našej úcty k adresátovi. Objem textu je možné zmenšiť použitím štandardných pravidiel pre písanie, čím sa ušetrí plocha listu približne o 5 %. Odporúča sa vytvárať objemné dokumenty referenčného charakteru a dlhodobého používania s vymeniteľnými stranami, ktoré vám umožnia pri zmenách neprepisovať celý text. Pri príprave dokumentov operatívneho charakteru sa odporúča používať telegrafický štýl, písať odpovede na samotnú žiadosť, nepísať ďalšie nadbytočné informácie, zvyšujúci informačný šum a pod.

Ako bolo uvedené vyššie, tok dokumentov sa zlepšuje racionalizáciou a znížením počtu formulárov dokumentov; organizovanie ich doručenia; zavedenie praxe predbežnej kontroly dokumentov vysokokvalifikovaným odborníkom a ich distribúcia výkonným umelcom, pričom sa obíde vedenie inštitúcie; minimalizácia manuálnych operácií a korešpondencie údajov; používanie mechanizácie a počítačových technológií vo všetkých fázach pohybu dokumentov; zavedenie prísnej kontroly nad vykonávaním dokumentov.

Dôležitým moderným prostriedkom na zlepšenie toku dokumentov je elektronizácia operácií prípravy a spracovania dokumentov.

Pri zlepšovaní toku dokumentov v kontexte výpočtovej techniky sa hlavný význam pripisuje miestu a úlohe technológie v celkovej schéme toku dokumentov. Budovanie počítačovej siete na univerzite zahŕňa zmenu tokov dokumentov tradičného systému riadenia a ich čoraz väčšiu implementáciu pomocou počítačových nástrojov. Veľmi dôležitý je postup prijatý v systéme riadenia na udelenie právnej sily „strojovým“ dokumentom, t. j. dokumenty vytvorené pomocou elektronickej výpočtovej techniky a najmä na počítačových médiách.

Hlavnou úlohou je vyhnúť sa paralelnej účasti na toku dokumentov tradičnej a „strojovej“ dokumentácie obsahujúcej duplicitné informácie. Preto sa pre použitie riadiacimi pracovníkmi odporúča posielať iba spracované a syntetizované informácie o dokumente a preniesť pôvodné informácie na uloženie do archívu ihneď po prenose údajov na počítačové médium.

Súlad s GOST 6.10.484 „Jednotné systémy dokumentácie“ je dôležitý. Udelenie právnej sily dokumentom na počítačových médiách a typografom vytvoreným výpočtovou technikou. Základné ustanovenia“. Táto norma predovšetkým stanovuje jednotný súbor povinných údajov pre všetky dokumenty.

Na riešenie problémov na univerzitnej úrovni boli na rôznych univerzitách (napríklad na Štátnej technickej univerzite v Novosibirsku v roku 1992) vyvinuté a implementované softvérové ​​systémy, ktoré umožňujú automatizovať najbežnejšie operácie súvisiace so zostavovaním a vykonávaním dokumentácia: zoznamy skupín, zákazky, osobné karty a pod.

Hlavnou nevýhodou takýchto systémov je zložitosť ich integrácie do systémov vyššej úrovne a ich uzavretosť.

Hlavné vlastnosti tohto systému sú: ovládateľnosť používateľa a udalostí; schopnosť integrácie so systémami vyššej úrovne (rektorát) a nižšej úrovne (katedra, prijímacia komisia atď.); otvorenosť modifikácii a expanzii; možnosť pracovať online a pripravovať dáta pre univerzitné služby v elektronickej podobe. Systém vykonáva nasledujúce funkcie:

Vedenie účtovníctva a analýzy zamestnancov študentov a pedagógov fakulty;

účtovníctvo a analýza výkonov študentov počas celého obdobia štúdia na vysokej škole;

Tvorba a hromadenie objednávok;

Tvorba a hromadenie dokumentov o organizácii výchovno-vzdelávacieho procesu (učebné plány, vzdelávacie zadania k odborom, pracovné osnovy pre študentov, harmonogramy skúšok a pod.);

účtovníctvo a analýza finančnej činnosti fakulty (štipendiá, benefity, zmluvní študenti a pod.);

Tvorba a akumulácia aktuálnej dokumentácie (certifikáty, skúšobné hárky, zoznamy skupín atď.);

Kontrola včasného vytvárania a prechodu dokumentov;

Vytváranie skupín používateľov, prideľovanie určitých prístupových práv každému používateľovi k informáciám.

Využitie softvérových systémov na spracovanie dokumentov a prechod na elektronické technológie pre organizáciu vzdelávacieho procesu na univerzite povedie k zvýšeniu efektívnosti analýzy získaných údajov a prijímania správnych manažérskych rozhodnutí. To umožní vysokej škole prispôsobiť sa moderným sociálno-ekonomickým a organizačným zmenám v krajine.

Kurz Office management: Podpora dokumentácie pre manažment: Učebnica. - 2. vyd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: NGAEiU, 1998. - S. 124.

1. novembra 2006 00:00

Michail Larin

Akademik Medzinárodnej akadémie informatizácie, riaditeľ Celoruského výskumného inštitútu dokumentácie a archivácie (VNIIDAD)

V modernej sociálno-ekonomickej situácii, v kontexte hľadania optimálnych ciest informatizácie spoločnosti a vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru, je potrebné riešiť mnohostranný problém dokumentačnej podpory manažmentu (DOU), pomocou ktorého procesy dokumentácie, organizácie dokumentov a toku dokumentov nadobúdajú normatívny alebo usporiadaný charakter, nadobúda prvoradý význam. Dokumentárne, právne, ekonomické, organizačné, personálne a iné aspekty by sa dnes mali považovať za priority. Môžeme s istotou konštatovať, že skúmaný problém obsahuje tak historicky zdedené charakteristiky, ako aj nové, spojené so zásadnými technickými a sociálno-ekonomickými premenami v oblasti dokumentácie. Osobitnú pozornosť si vyžaduje štúdium organizácie informačnej interakcie medzi štátnymi a neštátnymi štruktúrami federálnej, „subjektovej“ a iných úrovní vlády. Nedostatočný vedecký a teoretický rozvoj a nedostatočná pozornosť vlády k vytvoreniu koncepčného rámca a rozvoju jednotných prístupov k organizácii predškolskej výchovy so sebou prinášajú rôzne negatívne dôsledky, najmä oddelenie od medzinárodných pravidiel a technológií, neefektívnosť a nedostatočnú hodnotu. uložených informačných zdrojov atď. Viacrozmerný, medzirezortný charakter problému si vyžaduje vhodnú organizáciu základného a aplikovaného vedeckého výskumu a vývoja, ich koordináciu a evidenciu.

Hlavné smery a výsledky vykonanej práce

V súčasnosti je práca na mnohých aspektoch problému predškolského vzdelávania, vrátane toku dokumentov pomocou moderných informačných technológií, ktorý sa v praxi často nazýva automatizovaný tok dokumentov, sporadická, zvyčajne nekoordinovaná, najmä v nasledujúcich oblastiach:

● rozvoj jednotných normatívnych a metodických základov, princípov a pravidiel pre dokumentovanie informácií a prácu s dokumentovanými informáciami (VNIIDAD - Rosarkhiv). Je vypracovaná verzia Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie a ďalších normatívnych a metodických dokumentov; financované ministerstvom vedy;

● štandardizácia a zjednotenie dokumentov (Rosstandart, Rosarkhiv, Roskomstatin, rezortné ministerstvá a rezorty); financované z rozpočtu ministerstiev a rezortov;

● rozvoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií. Práca sa vykonáva v rámci federálneho cieľového programu „Reforma štatistiky v rokoch 1997-2002“. Centrum pre hospodársku konjunktúru pri vláde Ruskej federácie;

● zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom. Zodpovedajúci federálny cieľový program je v štádiu vývoja a schvaľovania. Tieto práce sú do určitej miery koordinované (FAPSI a iné národné orgány);

● vývoj súvisiaci s implementáciou „Koncepcie vytvorenia jednotného informačného priestoru a zodpovedajúcich štátnych informačných zdrojov“, schválenej rozhodnutím prezidenta Ruskej federácie z 23. novembra 1995 NP-1694, a „Koncepcie pre vytvorenie jednotného informačného priestoru krajín SNŠ“, schválené Radou predsedov vlád SNŠ 18.10.1996

Federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ (20. februára 1995 N24-FZ) poskytuje vláde Ruskej federácie pokyny na zosúladenie existujúcich predpisov so zákonom a na prijatie ďalších zákonov, ktoré zabezpečia jeho implementáciu. V súvislosti s prijatím zákona o informatizácii, ako aj zásadnými zmenami v sociálno-ekonomickej situácii v krajine, aktualizáciou celého komplexu regulačnej a metodickej podpory organizácie práce s dokumentovanými informáciami na rôznych úrovniach štátnej, sociálnej a ekonomickej riadenie sa stáva naliehavou potrebou. Uskutočnil sa v rokoch 1996-1997-2002. z iniciatívy Kancelárie prezidentskej administratívy Ruskej federácie, za účasti VNIIDAD a ďalších vedeckých inštitúcií, štúdie o stave dokumentačnej podpory riadiacich orgánov Ruskej federácie súvisiace s vypracovaním koncepcie ďalšieho zlepšovania predškolské vzdelávacie inštitúcie, dostatočne reflektované:

● nedokonalosť súčasného systému riadenia dokumentácie a informačných zdrojov vo všeobecnosti, ktorá je výsledkom predovšetkým neistoty organizačného a právneho postavenia tejto funkcie, jej podcenenia;

● nesúlad s potrebami doby vedenia vedeckej a metodickej dokumentácie, vychádzajúcej z vývoja, ktorý nepresahuje začiatok 90. ​​rokov;

● zaostávanie vývoja dokumentov normatívneho a metodického charakteru od tempa rozvoja informačných technológií a zmien nosičov informácií, pri absencii požiadaviek na technické vybavenie riadiacich orgánov a procesov dokumentovania a propagácie dokumentovaných informácií „vertikálne“ a „horizontálne“;

● nedokonalosť procesov tvorby, spracovania, aktuálneho a archívneho uchovávania a využívania dokumentácie riadiacich orgánov;

● nedostatočná pozornosť personálnemu obsadeniu správy dokumentácie v riadiacich orgánoch.

Netreba si myslieť, že tieto problémy sú výlučne ruskými problémami. Celý svet biznisu je znepokojený podobnými problémami. Napríklad anglická štúdia z roku 1996 zistila, že takmer polovica opýtaných britských inštitúcií mala veľké problémy s informáciami a dokumentáciou. Tieto inštitúcie majú zle zavedený systém zisťovania potrebnej dokumentácie. 77,6 % manažérov rôzneho postavenia priznalo, že informácie vyhľadávajú sami a len 18 % sa obracia so žiadosťou o pomoc na asistentov a sekretárky. Táto situácia sotva ilustruje efektívne riadenie. Strata reálnych vedomostí o regulačných požiadavkách na organizáciu dokumentačných procesov vyvinutých v 70-80 rokoch, zásadné zmeny vo vzťahu centra a subjektov federácie, zmeny foriem a metód riadiacej činnosti a výrazný aktualizácia personálu riadiaceho aparátu vyvoláva potrebu prijať rozhodnutie na vládnej úrovni o zodpovedajúcom komplexnom cieľovom programe. Komplexný cieľový program by mal poskytnúť:

● zvýšenie stavu hlavných právnych ustanovení pre správu dokumentov;

● stanovenie jednotných zásad a požiadaviek na organizáciu práce s dokumentáciou v riadiacich orgánoch s prihliadnutím na rozdiely vo formách vlastníctva, ich úrovniach a používaných technológiách;

● zjednotenie a štandardizácia zloženia a formy prezentácie dokumentovaných informácií;

● vývoj štandardných procesov a postupov riadenia informačných technológií, ktoré zabezpečujú presnosť, úplnosť, bezpečnosť a ochranu informácií;

● implementácia práva na informácie právnických a fyzických osôb;

● zvýšenie úrovne pripravenosti riadiacich zamestnancov v oblasti základných základných opatrení predškolských vzdelávacích zariadení a archívnictva.

Najdôležitejším výsledkom práce v rámci programu by mala byť okrem riešenia samotných problémov dokumentácie aj úprava postupu pri licencovaní a certifikácii systémov predškolského vzdelávania, automatizovaných dokumentačných a archívnych technológií a postupu pri sprístupňovaní informačných zdrojov. . Je vhodné priradiť zodpovedajúce funkcie Rosarkhivu. Vývoj a implementácia komplexného cieľového programu si vyžiada relatívne malé náklady na vykonávanie výskumných a projekčných prác, ktoré môžu zahŕňať organizácie Rosstandart, Ministerstvo práce Ruskej federácie, Ministerstvo školstva a Ministerstvo vedy Ruskej federácie. Federácia, Federálna archívna služba Ruska, Ruská akadémia vied a množstvo ďalších organizácií, ktoré majú značné skúsenosti v spolupráci s Rosarkhivom pri vývoji príslušných noriem. Ako vhodné sa javí poveriť koordináciou prác na príprave a organizácii implementácie komplexného cieľového programu Federálnu archívnu službu Ruska a jej materský Všeruský výskumný ústav správy dokumentov a archívnictva (VNIIDAD). Implementácia výsledkov vývoja komplexného programu, jednotných noriem a pravidiel pre organizáciu práce s dokumentáciou v podmienkach moderných informačných technológií výrazne zvýši kvalitu a efektívnosť predškolských vzdelávacích inštitúcií na všetkých úrovniach riadenia a pomôže zlepšiť kvalita akvizície archívneho fondu Ruskej federácie.

Hlavné problémy predškolských vzdelávacích inštitúcií a smery ich riešenia

Potreba dokumentačného zákona

Zákon o dokumentácii Ruskej federácie by mal zohrávať zásadnú úlohu pri riešení problémov predškolských vzdelávacích inštitúcií. Zákon nám umožní normatívne zjednotiť všeobecné princípy a najpodstatnejšie ustanovenia dokumentačnej podpory, vrátane povinnosti dokumentovať činnosť všetkých organizácií, formy a spôsoby dokumentácie, elektronickú dokumentáciu, výmenu dokumentovaných informácií tak, aby vyhovovali dokumentačným potrebám právnych predpisov. subjektov a opatrenia na zodpovednosť za porušenia. Zákon by sa mal stať základným regulačným rámcom, ktorý nielen vyrieši mnohé kontroverzné otázky správy elektronických dokumentov a elektronických archívov, ale do určitej miery bude určovať aj smery a perspektívy rozvoja predškolskej automatizácie. Naliehavou úlohou v blízkej budúcnosti je prijatie zákona o dokumentácii.

Potreba štátnych právnych aktov

Je tiež mimoriadne dôležité vypracovať štátne právne akty, ktoré ustanovia normy (štandardy, pravidlá) na vedenie záznamov, dokumentáciu a opatrenia na zodpovednosť za ich porušenie. V prvom rade ide o projekt Štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia (GSDOU), ktorý vypracovala VNIIDAD. GSDOU je jedným zo základných federálnych zákonov, ktorý obsahuje súbor požiadaviek a ustanovení, ktoré prispievajú k rozvoju jednotných prístupov nielen k tradičnej, ale aj k automatizovanej správe dokumentov – správe informácií. Základné ustanovenia Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie v oblasti automatizácie dokumentácie, toku dokumentov, systémov na vyhľadávanie informácií (IRS), ukladania, používania, implementácie automatizovaných informačných technológií založených na použití ruských a medzinárodných klasifikátorov informácií, za určitých podmienok , umožní kombinovať hardvérové ​​a softvérové ​​dokumentačné nástroje používané v rôznych oddeleniach a spracovanie dokumentačných informácií prispeje k informatizácii organizácií, území a odvetví. Najdôležitejšou podmienkou aktívneho využívania Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie je dať jej čo najvyšší právny štatút a zároveň prideliť zodpovednosť za jej uplatňovanie jednému z federálnych výkonných orgánov, v tomto prípade Spolkovému archívu a jeho podriadené organizácie.

Potreba noriem

Riešenie problémov s technologickou dokumentáciou uľahčuje GOST 6.30-97 vyvinutý VNIIDAD a schválený štátnym štandardom Ruskej federácie. "USD. Systém ORD. Požiadavky na papierovanie." Norma ukladaním požiadaviek na zjednotenie prvkov dokumentácie výrazne uľahčuje vytváranie štandardných, jednotných a jednotných procesov pre tradičnú aj automatizovanú dokumentáciu, uchovávanie a prenos dokumentovaných informácií. Následný vývoj a údržba (aktualizácia) celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií vr. formy riadiacej dokumentácie na úrovni rezortov, podnikov a organizácií. Otázkou je, či netrpíme túžbou, vzhľadom na našu „historickú“ záľubu v byrokracii a administratíve, tendenciu k centralizácii, prevziať oblasť administratívnej dokumentácie pod kontrolu štátu? Aby sme odpovedali na túto otázku, obráťme sa na skúsenosti iných krajín. V Spojených štátoch amerických je od roku 1976 účinný federálny zákon o správe záznamov. Pojem "Správa záznamov" znamená plánovanie, kontrolu, riadenie, organizáciu, školenie, propagáciu a iné administratívne a riadiace činnosti zahŕňajúce vytváranie dokumentov, ich uchovávanie, používanie a možnosť nakladať s dokumentmi. V roku 1980 bol prijatý „Zákon o obmedzení práce s dokumentmi“, ktorého cieľom bolo vytvorenie jednotného právneho rámca v tejto oblasti administratívnej činnosti. Systém amerického národného archívu má výkonnú divíziu, ktorá sa zaoberá otázkami správy záznamov. Priblížme si európske príklady.

Anglicko: Od roku 1985 existuje vládny program na zlepšenie správy záznamov. V rámci kabinetu ministrov existuje druhé administratívne oddelenie, ktoré sa spolu so Štátnym archívom Veľkej Británie s primeranou finančnou podporou vlády zaoberá otázkami správy dokumentov na modernej technickej a technologickej úrovni. V Nemecku, kde, ako vieme, bol federalizmus povýšený na vládny princíp, schválila vláda 21. júna 1995 centralizovaný úradný systém založený na všeobecných pravidlách fungovania federálnych ministerstiev. Nemeckí dokumentológovia a archivári považujú túto skutočnosť za svoje veľké víťazstvo, ktoré si vyžiadalo dlhodobé úsilie zamestnancov a manažérov Bundesarchivu. Navyše tento právny akt nie je prvý v histórii Nemecka. Od roku 1926 platil „Ríšsky zákon o všeobecnom postupe pri práci úradu“ av roku 1958 bol vytvorený „Zákon o všeobecnom postupe pri práci federálnych ministerstiev“. Je zaujímavé, že vývojári moderného systému kancelárskej práce na federálnych ministerstvách Spolkovej republiky Nemecko si stanovili jednu z jeho hlavných úloh vytvoriť jednotné nomenklatúry pre záležitosti spolkových ministerstiev a čeliť pokušeniu pomocou moderných počítačov. technológie, opustiť prísne systematizujúce schémy na zoskupovanie a šifrovanie dokumentov. V tomto zozname by sa dalo pokračovať ďalšími príkladmi z legislatívy, napríklad v Českej republike, kde platí zákon o archívnictve 1994/1997-2002. Povinnosť všetkých organizácií, bez ohľadu na formu vlastníctva, je jasne spísaná viesť dokumentáciu v poriadku, starať sa o jej evidenciu a uchovávanie. Podobná norma je uvedená v podobnom legislatívnom akte Bieloruska a iných krajín. Môžeme si pripomenúť aj skúsenosť z Austrálie, kde bol v roku 1996 po prvý raz na svete prijatý Národný štandard správy dokumentov, ktorý obsahuje odporúčania pre prácu s tradičnými papierovými dokumentmi a modernými elektronickými dokumentmi.

Písomné dokumenty

V poslednom čase naberajú na význame aj úlohy organizovania a regulácie štátneho a rezortného ukladania dokumentácie na netradičných nosičoch, ktoré sa v jednotlivých inštitúciách stále riešia na empirickej úrovni a prakticky nie sú regulované národnými predpismi. Dôležitou úlohou zostáva prepojenie hardvérovo-softvérového prostredia, redakčného softvéru a iných prostriedkov na dokumentovanie a spracovanie informácií o dokumentoch. Koordinácia a prepojenie týchto systémov a dokumentov by mali byť predmetom najväčšej pozornosti vlády, pretože výrazne ovplyvňujú možnosti a efektivitu automatizovanej predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Nevyriešené otázky elektronického zákonného prideľovania dokumentov bránia najmä organizácii elektronickej dokumentácie, toku dokumentov, uchovávaniu a ochrane informácií pred neoprávneným prístupom. Samozrejme nemôžeme ignorovať problém elektronických, či skôr strojovo čitateľných dokumentov.

Po prvé, prečo nás ako špecialistov tento problém tak veľmi znepokojuje? Samozrejme, prvok novosti zohráva úlohu; Ako všetko nové, aj elektronický dokument a nové informačné technológie, samotný počítač, sú vnímané ako veci, ktoré majú vážny vplyv na meniace sa pracovné technológie a potrebu ich osvojenia. Nie všetci zamestnanci sú rovnako pripravení na zmenu a vítajú ju; preto sa téme venuje zvýšená pozornosť. Ďalej. Žiaľ, drvivá väčšina účastníkov diskusie pri zvažovaní problému zabúda na históriu vedecko-technického pokroku. Pri našej práci používame telefón, telegraf, ďalekopis, rádiokomunikáciu, televíziu, faxy, káblové siete, satelitnú komunikáciu atď., často bez toho, aby sme premýšľali o tom, že kedysi každý z týchto technologických výdobytkov nemal menej rôznych druhov problémy, čo komplikuje ich implementáciu v praxi. Doterajší technologický pokrok zohral obrovskú úlohu vo vývoji manažmentu z hľadiska technológie a technológie a to isté bude aj s elektronickými dokumentmi. Zároveň sa nedá povedať o zvláštnostiach predmetu, o ktorom sa diskutuje. Špecifikom strojovo čitateľných údajov je, že ich nedokážeme vnímať vo fyzickej podobe, v akej sú na médiu uložené. Elektronické dokumenty sú veľmi závislé od technológie, formátu a štandardu, v rámci ktorého sa vytvárajú. Až po prejdení sériou predpísaných procedúr sa údaje objavia vo forme zrozumiteľnej pre používateľa (v tlačenej forme, na obrazovke monitora atď.). Z toho vyplývajú terminologické nezhody medzi vedcami, ako aj medzi odborníkmi a odborníkmi z praxe. V jednom prípade sa elektronický dokument chápe ako počítačové pamäťové médium, v inom - samostatný súbor na tomto médiu, v treťom - výtlačok na papieri, vo štvrtom - určitá „matica v pamäti počítača“. V mnohých prípadoch sa ako dokument akceptuje obrázok na obrazovke, vrátane toho, ktorý bol prijatý e-mailom, z internetu a iných sietí. Netreba zabúdať na skutočnosť, že v uvažovanom termíne nezáleží len na prvom slove „elektronické“, ale aj na „dokumente“. Pojem dokumentu je už dostatočne definovaný a napriek obmenám má množstvo spoločných povinných komponentov: zabezpečenie informácií na médiu, možnosť ukladania a prenosu v čase a na vzdialenosť a schopnosť slúžiť ako dôkaz. Preto pred riešením technických a technologických problémov elektronických dokumentov je potrebné vyriešiť terminologické problémy a právne problémy vo vzťahu k strojovo čitateľným dokumentom. Ďalším krokom je štandardizácia a zjednotenie nových informačných technológií. A to všetko si vyžaduje seriózne vedecké štúdium, osobitnú formuláciu vedeckej témy v národnom meradle, ako sa to robí v krajinách EÚ a iných vyspelých krajinách.

Automatizácia predškolských vzdelávacích inštitúcií

S problematikou elektronického dokumentu úzko súvisí aj problematika elektronickej správy dokumentov a automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií. V súčasnosti rôzne spoločnosti vyvinuli a implementovali veľké množstvo automatizovaných systémov správy dokumentov (ADMS), ktoré sa vyznačujú špecifickými prístupmi a počítačovými a komunikačnými prostriedkami implementácie. Žiaľ, tomuto vývoju chýba jednotná terminológia. Produkty vývojových spoločností nesú také názvy ako: systém automatizácie dokumentov, počítačový systém a systém správy dokumentov, systém správy kancelárie, distribuovaný systém správy dokumentov, elektronický archív atď. Rozmanitosť názvov vyvinutých a vyvinutých systémov len naznačuje, že dnes sa táto oblasť informačného trhu ešte nevyprofilovala ako samostatný segment a v niektorých prípadoch sa produkty ASUD javia ako súvisiaci vývoj alebo vedľajší produkt pri riešení. iné zložitejšie problémy. Počet ASUD však rastie pomerne rýchlo. Približne 30 – 40 spoločností sa pravidelne zúčastňuje konferencií DOCFLOW a ponúka svoj vývoj spotrebiteľom. Ide samozrejme o najväčších vývojárov, ktorí nastavujú úroveň technických a technologických riešení. Je tiež známe, že mnohé automatizované riadiace systémy sú vyvinuté individuálne pre interné použitie a nie sú uvedené na trh. Žiaľ, v tomto sektore informačného priemyslu, napriek zjavnej potrebe, neexistuje zabehnutý systém sledovania vývoja na trhu, ani jasne fungujúci systém ich licencovania a certifikácie. Recenzie špecialistov na systémy tohto typu v popredných počítačových a informačných publikáciách, nehovoriac o publikáciách pre kancelársku prácu a archívy, sú zriedkavé. Najnovšie publikované recenzie si zaslúžia súhlas, aj keď použité kritériá, ukazovatele hodnotenia a terminológia z hľadiska teórie a praxe správy dokumentov nie sú optimálne. Žiadny zo systémov zúčastňujúcich sa na porovnávacej analýze nie je testovaný na súlad s aktuálnymi štandardmi a pravidlami pre prácu s dokumentmi, náklady na implementáciu konkrétneho systému nie sú porovnávané so získanými priamymi a nepriamymi prínosmi (o ekonomickom efekte nehovoriac). Je zrejmé, že túto prácu by mali vykonávať nezávislí odborníci, napríklad VNIIDAD, pre kvalifikovanejšie posúdenie výhod alebo nevýhod konkrétneho ASUD.

Princípy vývoja a výberové kritériá pre automatizované riadiace systémy

Pokúsme sa zvážiť hlavné trendy vo vývoji automatizovaných riadiacich systémov. V prvom rade podotýkame, že na vytvorenie plnohodnotného produktu je to práve systematický prístup, ktorý umožňuje po implementácii automatizovaného riadiaceho systému hovoriť o komplexnom riešení problému podpory dokumentov pre riadenie v Organizácia. Druhou charakteristikou systému je, či ide o špecializovaný systém alebo systém na všeobecné použitie? To znamená, že je systém navrhnutý špeciálne pre predškolské vzdelávacie inštitúcie alebo môže byť spolu s inými účelmi prispôsobený na vykonávanie (alebo súčasné vykonávanie) úloh predškolských vzdelávacích zariadení? Po tretie, pre spotrebiteľa sú dôležité náklady na systém a rozsah organizácie, v ktorej sa môže použiť, ako aj objem toku dokumentov. Keď si spotrebitelia vyberú požadovaný systém, mali by predovšetkým vziať do úvahy, pre aký typ štruktúry riadenia sa ASUD vyberie. Podľa nášho názoru môžeme rozlíšiť tieto kategórie spotrebiteľov:

1. zložité hierarchické štruktúry (ministerstvo, oddelenie, korporácia, banka atď.);
2. územné orgány (správy miest, federálnych subjektov, obcí a pod.);
3. komerčné a neziskové organizácie strednej a nižšej úrovne.

Vyššie uvedená systematizácia je samozrejme podmienená, ale absorbuje hlavne hlavné typy spotrebiteľov ASUD. Pre každú z týchto skupín spotrebiteľov existuje množstvo ponúk. Napríklad vývoj spoločností „Electronic Office Systems“, „Vest“, „Ankey“, „Lanit“ a ďalších je určený pre ministerstvá a rezorty; pre druhú kategóriu spotrebiteľov sú najznámejšie vývoj „ Kampaň Granit-Center, Vedecké a technické centrum Moskovského rozvojového inštitútu. Väčšina noviniek je určená pre spotrebiteľov tretej kategórie organizácií. Tu môžete venovať pozornosť produktom Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft a ďalších. Jedným z produktov, ktorý spĺňa takmer všetky požiadavky kancelárskej praxe, je systém Delo-96 a jeho následné modifikácie, vyvinutý spoločnosťou Electronic Office Systems. Tento systém zodpovedá tradíciám domácej kancelárskej práce a zohľadňuje existujúce regulačné a metodické požiadavky na takéto systémy. Špecialisti Inter Trust, ktorí pri vývoji využívajú technológie Lotus, zvolili trochu iný prístup k návrhu automatizovaných riadiacich systémov. V širokom spektre vývoja spoločnosti zaujímajú systémy manažérskej dokumentácie dôstojné miesto. Prvým produktom spoločnosti v tomto smere bol systém podpory dokumentácie „Office Media“. Databázový súbor "Office Media" pracuje v prostredí Lotes Notes a zabezpečuje automatizáciu kancelárskej práce a organizačných a manažérskych činností podnikov a organizácií. Používateľmi systému môžu byť také útvary vládnych a komerčných štruktúr ako služby: podpora dokumentácie, kontrola vyhotovenia dokumentov, informačná podpora pre externé kontakty organizácie, personálny manažment, manažment predaja a marketingu a iné. Novým slovom spoločnosti Inter Trust je nedávno vyvinutý takzvaný „corporate electronic document management system“. Ďalším príkladom ASUD možno nazvať vývoj štátneho výskumného a výrobného podniku „Granit-Center“ automatizovaného systému riadenia toku dokumentov a kancelárie organizácie „Gran-Doc“, ktorý je v štruktúrach mestskej samosprávy v Moskve pomerne dobre známy. Účelom systému je automatizovať hlavné procesy spracovania dokumentov: účtovníctvo, zaznamenávanie cesty od registrácie po odpis, monitorovanie každej fázy kontroly dokumentov, získavanie základných informácií o dokumentoch, analýza toku dokumentov organizácie. Použitie originálnej technológie spracovania dokumentov pomáha efektívnejšie riadiť tok dokumentov v organizácii a zabezpečuje sledovanie výkonnostnej disciplíny.

Požiadavky na systém správy dokumentov

Je možné formulovať určité požiadavky na moderný systém riadenia dokumentácie v organizácii. V prvom rade musí automatizovaný riadiaci systém v plnom rozsahu vykonávať všetky úlohy dokumentačnej podpory riadenia: príprava dokumentov, ich evidencia, kontrola vyhotovenia, vyhľadávanie dokumentov, ich ukladanie a referenčná práca na rade dokumentov. Systém musí byť vybudovaný na jednotných metodických princípoch, softvérových, hardvérových a technologických riešeniach a v rámci existujúcich organizačných a právnych podmienok v podobe domácej legislatívy, štátnych noriem, pokynov a požiadaviek. Automatizovaný riadiaci systém musí zabezpečiť plné využitie (integráciu) nahromadeného informačného zdroja a implementovať princíp jednorazového vloženia informácií a ich opakovaného využitia, a to zdokumentovaného aj reálneho. Systém by mal tiež pomôcť správcom pri výbere trás pre pohyb dokumentov v rámci organizácie a poskytnúť potrebnú mieru ochrany informácií pred neoprávneným prístupom. V moderných podmienkach musí byť automatizovaný riadiaci systém schopný rozšírenia o určité komponenty (počet technických zariadení a technológií, počet dokumentov (objem informácií), počet používateľov) a musí byť schopný sa v rozumných medziach prispôsobiť meniacim sa požiadavkám používateľov.

Organizačná a personálna podpora

Úloha organizačného a personálneho zabezpečenia riešenia mnohostranného problému predškolských vzdelávacích inštitúcií zostáva aktuálna. Tento problém možno do značnej miery vyriešiť systémom pokročilej odbornej prípravy špecialistov a vypracovaním vhodných vzdelávacích štandardov (programov). Je vhodné vytvoriť základné centrum pre pokročilú odbornú prípravu na VNIIDAD, ako aj posilniť profesijné združenie dokumentových špecialistov v sekcii správy dokumentov a správy záznamov Ruskej spoločnosti historikov-archivistov.

Úloha štátneho archívu

Otázka posilnenia koordinačnej úlohy Rosarkhivu a jeho štruktúr ako orgánov zodpovedných za stav riadiacej dokumentácie, zabezpečenie jej bezpečnosti, vedeckého a praktického využívania, a to aj prostredníctvom presnejšieho vymedzenia kompetencií a právomocí Rosarkhivu koordinovať výskumnú prácu v teréne je prvoradá.Predškolské vzdelávacie inštitúcie, ako aj iné federálne orgány vo vzťahu k zefektívneniu vlastnej dokumentácie; dodržiavanie súčasných predpisov; zabezpečenie včasného odovzdania trvalo uložených dokumentov do štátnych archívov, zabezpečenie správy dokumentácie v inštitúciách a podnikoch ich systému v súlade s normami.

Úvod 3

1. Problémy zlepšovania systémov správy dokumentov pomocou moderných IT 7

2. Analýza a skvalitnenie systému predškolského vzdelávania JSC "SZEI" s využitím informačných technológií 21

3. Pokyny na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadiace činnosti JSC SZEI 25

Záver 35

Zoznam použitých prameňov a literatúry 40

Prihlášky 43

Úvod

Problému zvyšovania efektívnosti riadenia prostredníctvom zavádzania informačno-komunikačných technológií sa u nás venuje čoraz väčšia pozornosť. V súčasnosti sa na úrovni štátu zvažujú koncepcie vytvorenia e-governmentu, zavedenia elektronickej administratívnej regulácie a kombinovania štátnych informačných zdrojov 1 . Informačné zdroje tvoria základ činnosti akejkoľvek informačnej štruktúry. Na efektívne budovanie nových a reorganizáciu existujúcich manažérskych technológií, zdôvodňovanie rozhodnutí o automatizácii informačnej a dokumentačnej podpory riadenia v podnikoch je potrebná primeraná kvalitná vedecká a metodická podpora, ktorá spĺňa moderné predstavy o organizácii a riadiacich procesoch a úlohách na ich zlepšenie, ktoré zdôrazňuje aktuálnosť zvolenej témy vedeckej práce . Potreba zmeny a neustáleho zdokonaľovania dokumentačnej podpory manažmentu je daná dôležitosťou úlohy, ktorú zohrávajú informácie v systéme sociálno-ekonomického manažmentu, v ktorom sú informácie kumulované v rôznych správach, informáciách, údajoch o jednotlivých udalostiach, javoch, skutočnostiach v dokumentoch - formulároch vhodných na použitie, slúži ako informačný zdroj pre spoločnosť. 2 Účelom tejto práce je identifikovať oblasti na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadiace činnosti organizácie využívajúcej informačné technológie (ďalej len IT) na príklade OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products. Predmetom výskumu v práci je OJSC „Závod elektroinštalačných produktov Samara“ a predmetom štúdie: dokumentačná podpora jeho riadiacich činností pomocou IT.

Na dosiahnutie cieľa stanoveného v práci je potrebné dôsledne riešiť množstvo problémov: naštudovať si teoretické aspekty dokumentačnej podpory riadiacich činností; vykonať analýzu existujúceho systému dokumentačnej podpory pre riadiace činnosti OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products, navrhnúť smerovanie na zlepšenie tohto systému a určiť efektívnosť návrhov.

Pri hodnotení miery rozvoja skúmanej problematiky je potrebné poznamenať, že prelom v chápaní dokumentu ako objektu správy dokumentov sa datuje do 80. rokov dvadsiateho storočia a je spojený so zásadnou zmenou metód zaznamenávania, prenosu a čítania informácií 3 . Elektronickým dokumentom sa venujú vedecké práce VNIIDAD, RGANTD, GARF. Preskúmanie ukázalo, že stupeň štúdia rôznych problémov elektronických dokumentov nie je rovnaký a slúžil ako impulz pre rozvoj vedecko-výskumného programu na roky 2001-2010 spoločnosťou Rosarkhiv (VNIIDAD). „Elektronické dokumenty“, ktorý zahŕňa približný zoznam oblastí vedeckého výskumu, normatívneho, metodologického a experimentálneho vývoja v oblasti elektronických dokumentov 4. V dielach Mityaev K.G., Livshits Ya.Z., Tsikulin V.A., Kuznetsova T.V., Sokova A.N., Larin M.V., Mingalev V.S., Bachilo I.L., Banasyukevich V. D., Krasavina A.S., Ilyushen. odonova M.I., Loseva V.I., Raikhtsauma A.L., Andreeva V.I., Yankova V.F., Kuznetsova S.L., Pshenko A.V., Slavko T.I., Aleksentseva A.I., Arkhipova N.I., Ovchinnikova N.V., Bobyleva M. a iné sú rozpracované historické, teoretické a aplikačné problémy dokumentačnej podpory riadenia, správy dokumentov, organizácie kancelárskej práce a dokumentačnej podpory riadenia, automatizácie práce s dokumentmi.

Zo širokej škály rôznych publikácií o problematike automatizácie procesov riadenia a podpory dokumentácie sa pre tému práce javia ako najatraktívnejšie nedávno publikované metodologické novinky o návrhu elektronickej dokumentácie a správe elektronických dokumentov, medzi ktoré patria napr. z D.A. Romanov, T.N. Ilyina, A.Yu Loginova, Michael J. Sutton, N.N. Kunjajevová 5. Tieto práce obsahujú pohľady na elektronickú správu dokumentov a rôzne prvky systému elektronickej správy dokumentov založeného na využívaní počítačových informačných technológií, načrtávajú metodické východiská ich implementácie, sumarizujú domáce a zahraničné skúsenosti s nastavovaním úloh a vývojom riešení pre správu dokumentov v podnikovej sfére. systémy, ktoré vyžadujú integráciu rôznych informačných platforiem a hardvéru a softvéru. Analýza stavu teoretických základov tvorby a skvalitňovania dokumentačnej podpory manažmentu naznačuje, že mnohé aspekty tohto problému ešte nie sú v publikáciách dostatočne reflektované.

Základom metodológie výskumu realizovanej v tejto práci je systematický prístup k analýze vývoja dokumentačnej podpory v systéme riadenia podniku. Metodika práce je kombináciou tradičných všeobecných vedeckých a špeciálnych metód. Na riešenie úloh boli použité tieto metódy: porovnávacia a systémovo-štrukturálna analýza, klasifikácia, štatistická, grafická. Metodologickým základom štúdie boli princípy objektivity a konzistentnosti, dialektická predstava procesu a možnosti jeho poznania. Voľba štruktúry práce je daná cieľom a postupnosťou riešených úloh: práca pozostáva z úvodu, troch častí, záveru, zoznamu použitých zdrojov a literatúry a aplikácií.

1. Problémy zlepšovania systémov správy dokumentov s využitím moderných IT

V modernej sociálno-ekonomickej situácii, v kontexte hľadania optimálnych ciest informatizácie spoločnosti a vstupu Ruska do globálneho informačného priestoru, je potrebné riešiť mnohostranný problém dokumentačnej podpory manažmentu, pomocou ktorého procesy dokumentácie , organizácia dokumentov a tok dokumentov nadobúdajú normatívny alebo usporiadaný charakter, nadobúda prvoradý význam.

Mnoho vedcov v súčasnosti považuje za priority dokumentačný manažment, právne, ekonomické, organizačné, personálne a iné aspekty dokumentačnej podpory manažmentu. Výskumníci konštatujú, že v posudzovanom probléme existujú historicky zdedené vlastnosti, ako aj nové vlastnosti spojené so zásadnými technickými a sociálno-ekonomickými transformáciami v oblasti dokumentácie a konštatujú, že nedostatočný vedecký a teoretický rozvoj a nedostatočná pozornosť vlády k vytváraniu koncepčného rámca a rozvoj jednotných prístupov k predškolským vzdelávacím inštitúciám so sebou prináša rôzne negatívne dôsledky, najmä odlúčenie od medzinárodných pravidiel a technológií, neefektívnosť a nedostatočnú hodnotu uložených informačných zdrojov a pod. 1

Začiatkom 90. rokov dvadsiateho storočia sa objavila nová trieda systémov správy dokumentov, ktorá bola navrhnutá na správu elektronických dokumentov iných ako ich obrázky. Išlo najmä o súbory textového procesora – takto sa objavila nová trieda systémov, nazývaná systémy na správu dokumentov. Rozvoj funkcionality a pridanie funkcií pre prácu s obrázkami dokumentov viedlo k tomu, že v moderných systémoch správy dokumentov sa okrem úložných a vyhľadávacích funkcií objavili funkcie na riadenie životného cyklu dokumentu – na rozdiel od svojich predchodcov správa dokumentov systémy sú navrhnuté na prácu s dynamickými dokumentmi.

Dokument je hlavným spôsobom prezentácie informácií, na základe ktorých podnik funguje. Informácie môžu byť štruktúrované, čo predpokladá, že za ich uchovávanie a správu sú zodpovedné databázy a aplikačné informačné systémy, a neštruktúrované – jednoduché dokumenty 2. Medzi štruktúrovanými a neštruktúrovanými dokladmi, napr. faktúra za výdaj tovaru a transakcia v aplikovanom informačnom systéme existuje závislosť o odpise tovaru zo skladu, a len faktúra má právnu silu na rozdiel od transakcie. v databáze.

Dnes už existuje pochopenie pre potrebu automatizácie ukladania a spracovania neštruktúrovaných informácií, pretože ich objemy sú také, že ich už nie je možné spracovať manuálne. Avšak prístupy a koncepcie stavebných systémov určených na automatizáciu toku dokumentov majú určité rozdiely. V súčasnosti je rozsah úloh systémov správy dokumentov určený fázou životného cyklu dokumentu, ktorú je potrebné podporovať. Životný cyklus dokumentu pozostáva z dvoch hlavných etáp a je znázornený na obrázku 1.

Ryža. 1. Životný cyklus dokumentu 3

Fáza vývoja dokumentu môže zahŕňať: priamy vývoj obsahu dokumentu; vyhotovenie dokumentov; schválenie dokumentu.

Ak je dokument vo fáze vývoja, považuje sa za nepublikovaný a práva k dokumentu sú určené prístupovými právami konkrétneho používateľa. Štádium zverejneného dokumentu môže zahŕňať: aktívny prístup; archívny dokument (krátkodobé uloženie; dlhodobé uloženie); zničenie dokumentu.

Keď sa dokument presunie do druhej fázy, považuje sa za zverejnený, potom k dokumentu zostáva len jedno právo – prístup na čítanie.

Príkladom zverejneného dokumentu je šablóna pre štandardný podnikový formulár. Okrem práva na čítanie môžu existovať práva na prenos publikovaného dokumentu do fázy vývoja. V závislosti od konkrétnej fázy životného cyklu dokumentu, ktorou sa systém správy dokumentov zaoberá, sa archívy, ktoré v ňom existujú na uchovávanie dokumentov, konvenčne delia na štatistické a dynamické archívy. Štatistické archívy uchovávajú iba publikované dokumenty. Dynamické archívy môžu obsahovať publikované dokumenty aj tie, ktoré sú vo vývoji.

Medzi hlavné existujúce problémy dokumentačnej podpory manažmentu v súčasnosti patrí: potreba vytvorenia jednotných normatívnych a metodických základov, princípov a pravidiel pre dokumentáciu informácií a prácu s dokumentovanými informáciami; problémy štandardizácie a zjednocovania dokumentov; vývoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

V súvislosti s prijatím zákona o informáciách, ako aj zásadnými zmenami v sociálno-ekonomickej situácii v krajine, aktualizáciou celého komplexu regulačnej a metodickej podpory organizácie práce s dokumentovanými informáciami na rôznych úrovniach štátnej, sociálnej a ekonomickej riadenie sa stáva naliehavou potrebou.

V súčasnosti mnohí vedci konštatujú nedokonalosť súčasného systému riadenia dokumentácie a informačných zdrojov vo všeobecnosti, čo je predovšetkým výsledkom neistoty organizačného a právneho postavenia tejto funkcie a jej podceňovania; nesúlad s potrebami doby vedenia vedeckej a metodickej dokumentácie, vychádzajúcej z vývoja, ktorý primárne nepresahuje začiatok 90. ​​rokov dvadsiateho storočia; zaostávanie vývoja dokumentov normatívneho a metodického charakteru od tempa rozvoja informačných technológií a zmien nosičov informácií, pri absencii požiadaviek na technické vybavenie riadiacich orgánov a procesov dokumentovania a propagácie dokumentovaných informácií „vertikálne“ a „horizontálne“; nedokonalosť procesov tvorby, spracovania, aktuálneho a archívneho uchovávania a používania dokumentácie riadiacich orgánov; nedostatočná pozornosť personálnemu obsadeniu správy dokumentácie v riadiacich orgánoch.

V poslednom období nadobúdajú čoraz väčší význam úlohy organizovania a regulácie štátneho a rezortného ukladania dokumentácie na netradičných nosičoch, ktoré sa v jednotlivých inštitúciách stále riešia na empirickej úrovni a prakticky nie sú regulované národnými normami. Dôležitou úlohou zostáva prepojenie hardvérovo-softvérového prostredia, redakčného softvéru a iných prostriedkov na dokumentovanie a spracovanie informácií o dokumentoch.

Koordinácia a prepojenie týchto systémov a dokumentov by mali byť predmetom najväčšej pozornosti vlády, pretože výrazne ovplyvňujú možnosti a efektivitu automatizovanej predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Nevyriešené otázky elektronického zákonného prideľovania dokumentov bránia najmä organizácii elektronickej dokumentácie, toku dokumentov, uchovávaniu a ochrane informácií pred neoprávneným prístupom.

Špecifikom strojovo čitateľných údajov je, že ich nemožno vnímať vo fyzickej podobe, v akej sú uložené na médiu, a závisí od technológie, formátu a štandardu, v rámci ktorého sú vytvorené. Údaje sa po niekoľkých predpísaných postupoch objavia vo forme zrozumiteľnej pre používateľa (v tlačenej forme, na obrazovke monitora atď.), čo vedie k terminologickým nezhodám pozorovaným tak medzi vedcami, ako aj medzi odborníkmi a odborníkmi z praxe. V jednom prípade sa elektronický dokument chápe ako počítačové pamäťové médium, v inom - samostatný súbor na tomto médiu, v treťom - výtlačok na papieri, vo štvrtom - určitá „matica v pamäti počítača“. V mnohých prípadoch sa ako dokument akceptuje obrázok na obrazovke, vrátane toho, ktorý bol prijatý e-mailom, z internetu a iných sietí.

S problematikou elektronického dokumentu úzko súvisí aj problematika elektronickej správy dokumentov a automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií. V súčasnosti rôzne spoločnosti vyvinuli a implementovali veľké množstvo automatizovaných systémov správy dokumentov (ADMS), ktoré sa vyznačujú špecifickými prístupmi a počítačovými a komunikačnými prostriedkami implementácie.

Žiaľ, v tomto vývoji prakticky neexistuje jednotná terminológia. Produkty vývojových spoločností nesú také názvy ako: systém automatizácie dokumentov, počítačový systém pre automatizáciu kancelárie a toku dokumentov, systém správy kancelárie, distribuovaný systém správy dokumentov, elektronický archív atď. Rozmanitosť názvov vyvinutých a vyvinutých systémov len naznačuje, že dnes sa táto oblasť informačného trhu ešte nevyprofilovala ako samostatný segment a v niektorých prípadoch sa produkty ASUD javia ako súvisiaci vývoj alebo vedľajší produkt pri riešení. iné zložitejšie problémy. Počet ASUD však rastie pomerne rýchlo. Približne 30 – 40 spoločností sa pravidelne zúčastňuje konferencií DOCFLOW a ponúka svoj vývoj spotrebiteľom 5 . Mnohé automatizované riadiace systémy sú vyvinuté individuálne pre interné použitie a nie sú uvedené na trh.

V súčasnosti v tomto sektore informačného priemyslu, napriek zjavnej potrebe, neexistuje zavedený systém sledovania vývoja na trhu, ani jasne fungujúci systém ich licencovania a certifikácie 6 . Recenzie špecialistov na systémy tohto typu v popredných počítačových a informačných publikáciách, nehovoriac o publikáciách pre kancelársku prácu a archívy, sú zriedkavé. Žiadny zo systémov zúčastňujúcich sa na porovnávacej analýze nie je testovaný na súlad s aktuálnymi štandardmi a pravidlami pre prácu s dokumentmi, náklady na implementáciu konkrétneho systému nie sú porovnávané so získanými priamymi a nepriamymi prínosmi (o ekonomickom efekte nehovoriac). Je zrejmé, že túto prácu by mali vykonávať nezávislí odborníci, napríklad VNIIDAD, pre kvalifikovanejšie posúdenie výhod alebo nevýhod konkrétneho ASUD.

Vzhľadom na to, že táto práca sa rozhodla zaviesť do svojej činnosti komplexný automatizovaný systém dokumentačnej podpory riadiacich činností ako smer pre zlepšenie dokumentačnej podpory riadiacich činností JSC Samara Závod elektroinštalačných produktov, v rámci prvej kapitoly zdá sa dôležité zvážiť základné požiadavky na optimálny automatizovaný riadiaci systém a vybrať si z tých, ktoré sú v súčasnosti na trhu.

Odborníci poznamenávajú, že na vytvorenie plnohodnotného produktu je dôležitý systematický prístup, ktorý umožňuje po implementácii automatizovaného riadiaceho systému hovoriť o komplexnom riešení problému podpory dokumentov pre riadenie v organizácii 7 . Okrem toho sú pre spotrebiteľa dôležité náklady na systém a rozsah organizácie, v ktorej sa môže použiť, a objem toku dokumentov.

Pri výbere potrebného systému by ste v prvom rade mali vziať do úvahy, pre aký typ štruktúry riadenia je ASUD vybraný: zložité hierarchické štruktúry (ministerstvo, oddelenie, korporácia, banka atď.); územné orgány (správy miest, federálnych subjektov, obcí a pod.); komerčné a neziskové organizácie strednej a nižšej úrovne 8.

Analýza literatúry o probléme nám umožňuje formulovať určité požiadavky na moderný systém riadenia dokumentácie v organizácii. Automatizovaný riadiaci systém musí v plnom rozsahu vykonávať všetky úlohy dokumentačnej podpory riadenia: príprava dokumentov, ich evidencia, kontrola vyhotovenia, vyhľadávanie dokumentov, ich ukladanie a referenčná práca na rade dokumentov. Systém musí byť vybudovaný na jednotných metodických princípoch, softvérových, hardvérových a technologických riešeniach a v rámci existujúcich organizačných a právnych podmienok v podobe domácej legislatívy, štátnych noriem, pokynov a požiadaviek.

Automatizovaný riadiaci systém musí zabezpečiť plné využitie (integráciu) akumulovaného informačného zdroja a implementovať princíp jednorazového vloženia informácií a ich opakovaného použitia, a to zdokumentovaného aj faktického. Systém by mal tiež pomôcť správcom pri výbere trás pre pohyb dokumentov v rámci organizácie a poskytnúť potrebnú mieru ochrany informácií pred neoprávneným prístupom.

V moderných podmienkach musí byť automatizovaný riadiaci systém schopný rozšírenia o určité komponenty (počet technických zariadení a technológií, počet dokumentov (objem informácií), počet používateľov) a musí byť schopný sa v rozumných medziach prispôsobiť meniacim sa požiadavkám používateľov.

Hodnotenie efektívnosti je najťažšie formalizovať aspekt implementácie automatizovaných riadiacich systémov. v prvom rade preto, že tento systém najčastejšie nie je vedomou núdzou pre riadenie podniku (na rozdiel napr. od obchodného systému pre supermarket alebo databázy evidencie obyvateľstva), a na druhej strane vyžaduje určité náklady na implementáciu a údržbu. Ako pri každom automatizovanom systéme, efekt zavedenia automatizovaného riadiaceho systému sa delí na dve časti: priamy efekt zavedenia systému, spojený s úsporou materiálu, pracovného času zamestnancov a pod., a nepriamy efekt spojený s týmito benefitmi pre fungovanie organizácie, ktorá zabezpečuje ASUD (transparentnosť riadenia, kontrola výkonnostnej disciplíny, možnosť hromadenia vedomostí a pod.). Účinok druhého typu sa vo všeobecnom prípade hodnotí veľmi ťažko. Problém je v tom, že posudok bude vždy odborným posudkom a takýto posudok možno veľmi ľahko spochybniť. V skutočnosti tento efekt výrazne prevyšuje priame úspory zo zavedenia automatizovaných riadiacich systémov v podobe nespotrebovaného papiera či znížených mzdových nákladov.

Na výpočet efektívnosti implementácie automatizovaného riadiaceho systému v organizácii je v prvej fáze potrebné určiť náklady na jeho implementáciu. Na určenie nákladov je potrebné vypočítať náklady na jednu softvérovú licenciu. Jeho cena do značnej miery závisí od počtu zakúpených licencií, teda od počtu úloh v automatizovanom riadiacom systéme. Ďalej sa vypočítajú náklady na dodatočné vybavenie potrebné na implementáciu automatizovaných riadiacich systémov (počítače, tlačiarne, skenery atď.). Ďalej sa vypočítajú celkové náklady na prácu pri implementácii systému. Výpočet sa vykonáva podľa vzorca 9:

V=M*W + M*W*F(N), (1,1)

kde: V – náklady na prácu pri implementácii systému;

M – počet človekomesiacov potrebných na vykonanie realizačných prác (zvyčajne od 4 do 6 človekomesiacov);

W – priemerná cena 1 mesiaca práce (vrátane práce na vypracovaní požiadaviek, vytvorení implementačného projektu, finalizácii softvéru, inštalácii a zaškolení);

F je funkciou charakteristík veľkosti organizácie, slúži ako „dodatok“, ktorý umožňuje, aby náklady zohľadnili komplikáciu úlohy vzhľadom na veľkosť organizácie.

Správanie sa tejto funkcie je znázornené na grafe (pozri obrázok 2).

Ryža. 2. Charakter funkcie F - závislosť hodnoty koeficientu pre výpočet novely V - cena práce pri zohľadnení počtu pracovných miest v automatizovanom systéme riadenia 10.

Náklady na prácu pri implementácii systému nie sú úmerné veľkosti organizácie, ale, prirodzene, do istej miery od nej závisia. Náklady na implementáciu do veľkej miery závisia od toho, ako bude implementácia organizovaná, kto ju bude vykonávať a v koľkých etapách. Ďalšou nákladovou položkou, ktorú je potrebné zohľadniť, sú náklady na správu a údržbu systému. Ďalej sa vypočítava predpokladaný príjem organizácie z implementácie automatizovaných riadiacich systémov.

Na začiatku sa posudzujú priame úspory nákladov. Zahŕňa náklady na papier ušetrený implementáciou takéhoto systému a náklady na ušetrený čas zamestnancov. Ide o fixné náklady, takže pre odhad doby návratnosti systému stačí spočítať náklady za mesiac. Náklady sa výrazne líšia v závislosti od typu činnosti organizácie a výpočty budú mať v podstate a priori charakter priemerných odhadov.

Maximálne náklady na papier spotrebovaný za mesiac možno vypočítať na základe schopnosti jedného zamestnanca prečítať a porozumieť určitému počtu strán dokumentov za mesiac. Na základe jednoduchého experimentu zistíte, že počas pracovného dňa je priemerný zamestnanec schopný prečítať maximálne 100 strojovo písaných listov dokumentov. Na druhej strane, minimálny objem strán, ktoré jeden zamestnanec prečíta počas pracovného dňa nemôže byť menší ako jeden kompletný dokument, teda 4-5 strán, inak tento zamestnanec s dokumentmi nepracuje, a preto ho nezaujíma z hľadiska implementácie ASUD.

Rozptyl je veľký, takže pre praktické výpočty je lepšie získať údaje o nákupe písacieho papiera z účtovného oddelenia, ale podľa štatistík na jedného zamestnanca priemernej organizácie pripadá 25 strán denne. Výpočet nákladov na papier za mesiac sa vykoná pomocou vzorca 11:

R1 = D *S* P*N, (1,2)

kde: P je cena jedného listu papiera s vytlačenými informáciami (kopírka, tlač);

N – počet zamestnancov;

D – počet pracovných dní v mesiaci;

S – počet listov na 1 zamestnanca za deň

Náklady na ušetrený pracovný čas sa odhadujú ťažšie, pozostávajú z nasledujúcich faktorov: úspora námahy v dôsledku opätovného použitia existujúcich dokumentov; úspora času pri hľadaní potrebných dokumentov vďaka systematizácii pri ukladaní dokumentov a efektívnym prostriedkom na vyhľadávanie informácií; zrýchlenie všetkých podnikových procesov vďaka ich automatizácii, formalizácii a kontrole výkonnostnej disciplíny.

Na preloženie týchto faktorov do konkrétnych odhadov je potrebné vykonať odborné odhady. Keďže každá organizácia sa neustále zaoberá riešením problémov, ktoré sú si navzájom dosť podobné, je zrejmé, že možnosť opätovného použitia existujúcich dokumentov je veľmi reálna. Ak je pri niektorých typoch dokumentov (zmluvy, listy, pozvánky) takéto opätovné použitie na väčšine miest zaužívanou praxou, potom pri dokumentoch, ako sú obchodné návrhy, analytické posudky, predbežné projekty alebo dokonca len korešpondencia, je, žiaľ, vo väčšine prípadov percento opätovného použitia je nula. Pre takmer každý dokument v dlhotrvajúcej organizácii bude vždy existovať prototyp. Najčastejšie bude možné „ubrať“ od 20 do 30 % z prototypu (nie z objemu textu, ale z mzdových nákladov na vytvorenie), zvyšok sú špecifiká jednotlivého prípadu, čo si vyžaduje premýšľanie. prostredníctvom a rozhodovania, takže faktor opätovného použitia bude rovný 25 %. Ak predpokladáme, že každý zamestnanec strávi tvorbou nových dokumentov približne 30 % svojho pracovného času, tak celková úspora času zamestnancov bude približne 5 % z ich celkového pracovného času. Úspora času pri hľadaní dokumentu je u prívržencov implementácie automatizovaných riadiacich systémov celkom dobre zmeraná. Na reklamné účely sa uvádzajú čísla, ktoré dosahujú až 30 % pracovného času zamestnanca.

Zrýchlenie podnikových procesov je najzrejmejším prínosom implementácie automatizovaných riadiacich systémov. Je ťažké odhadnúť a priori, ale aj tak sa pokúsime o nejaký odhad. Pri správe papierových dokumentov úrad zvyčajne distribuuje poštu zamestnancom dvakrát denne. V závislosti od schvaľovacieho zoznamu teda môže dokument prejsť úradmi od troch dní do mesiaca alebo aj viac. Akékoľvek oneskorenie pri realizácii len predĺži toto obdobie. Sledovanie prieťahov v realizácii na základe jednotlivých dokumentov je nemožné a komplexnú kontrolu nad výkonnostnou disciplínou jednotlivého zamestnanca komplikuje neprehľadnosť jeho činností.

Pri implementácii automatizovaného systému kontroly sa dokumenty prenášajú na ďalší orgán ihneď po vykonaní. V prípade akéhokoľvek omeškania niektorého z účinkujúcich môžete vidieť ako načasovanie meškania, tak aj vyťaženie umelca inou prácou a podľa toho je možné prijať opatrenia. Ak to vezmeme do úvahy, dokument, ktorého vyhotovenie zvyčajne trvá najmenej tri dni, možno vykonať za jeden alebo dva dni a čas vyhotovenia dokumentov, ktoré prechádzajú viacstupňovým schvaľovaním a schvaľovaním, sa môže niekoľkonásobne skrátiť.

Napriek vyššie uvedeným problémom s implementáciou sa automatizované riadiace systémy čoraz viac využívajú práve preto, že ich efekt sa nemeria priamou úsporou zdrojov, ale zlepšovaním kvality práce organizácie.

Pre komerčné podniky je to faktor prežitia, pre rezorty a vládne agentúry príležitosť efektívnejšie riešiť vládne problémy, uvedomiť si možnosť operatívnej interakcie s rôznymi subjektmi a medzi rezortmi. Zavedením takýchto systémov sa verejná správa stane transparentnejšou, informatívnejšou a efektívnejšou. Z celej škály technológií, ktorých využitie v štruktúrach verejnej správy je už zrelé, sú systémy elektronickej správy dokumentov jedny z kľúčových.

Na konci štúdia problémov zlepšovania systémov toku dokumentov v organizácii sa zdá byť možné vyvodiť niekoľko záverov.

Dokumentačná podpora riadenia (DMS) organizácie je najdôležitejšou funkciou riadenia služieb, ktorá má svoje špecifické úlohy a mala by byť vykonávaná samostatnou organizačne samostatnou štruktúrnou jednotkou - službou dokumentačnej podpory pre riadenie. DOU pokrýva životný cyklus dokumentov od okamihu ich narodenia, plnenia príslušných úloh správy až po ich zničenie alebo odovzdanie do archívu. Ide o správu všetkých dokumentačných systémov s cieľom znížiť objem obehu dokumentov, zlepšiť kvalitu dokumentov a včasné poskytovanie aktuálnych informácií potrebných pre rozhodovanie v kontexte využívania moderných technológií a nových informácií technológií. Je založený na princípoch hospodárnosti a efektívnosti a na širokom využívaní nových informačných technológií, ktoré poskytujú vysokokvalitné riadenie vo vzťahu k dokumentácii organizácie ako plnohodnotnému manažérskemu zdroju.

Regulačný a metodický rámec predškolskej vzdelávacej inštitúcie je súbor zákonov, nariadení a metodických dokumentov upravujúcich technológiu tvorby dokumentov, ich spracovanie, uchovávanie a používanie v bežnej činnosti inštitúcie, ako aj činnosť vedenia úradu. služba: jej štruktúra, funkcie, personálne obsadenie, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty. Medzi hlavné problémy dokumentačnej podpory manažmentu patrí: potreba rozvoja jednotných normatívnych a metodických základov, princípov a pravidiel dokumentovania informácií a práce s dokumentovanými informáciami; problémy štandardizácie a zjednocovania dokumentov; vývoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

2. Analýza a skvalitnenie systému predškolských vzdelávacích inštitúcií SZEI as s využitím informačných technológií

Závod elektroinštalačných produktov Samara bol založený v roku 1961. V roku 1992 sa závod transformoval na otvorenú akciovú spoločnosť 1. V súčasnosti je závod Samara Electrical Installation Products otvorenou akciovou spoločnosťou fungujúcou na základe charty a legislatívy Ruskej federácie. Organizácia, údržba a zdokonaľovanie systému manažérskej dokumentácie v závode elektroinštalačných výrobkov OJSC Samara sa uskutočňuje na základe jednotnej technickej politiky a využívaním moderných technických prostriedkov pri práci s dokumentmi oddelením riadenia kancelárie. Aby sme objektívne analyzovali systém predškolského vzdelávania v skúmanom podniku, vykonáme komparatívnu analýzu skutočného počtu zamestnancov oddelenia a štandardného počtu 2.

Analýza počtu zamestnancov bola vykonaná na základe porovnávacej analýzy nákladov jednotlivých operácií na prácu s dokumentmi. Výsledky analýzy sú uvedené v prílohe č. 1. Údaje potrebné pre výpočet štandardného počtu zamestnancov sú uvedené v prílohe č. berúc do úvahy náklady v reálnom čase – 15 osôb. Dá sa teda skonštatovať, že pri súčasnom objeme práce je na oddelení riadenia kancelárie výrazný personálny nedostatok. Pohyb dokumentov v tejto organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania tvorí tok dokumentov spoločnosti JSC Samara Plant of Electrical Installation Products. Hlavné operácie toku dokumentov sú uvedené v prílohe 1.

Postup pri odovzdávaní dokumentov a operácie s nimi vykonávané v podniku upravujú pokyny pre prácu v kancelárii, predpisy o štrukturálnych jednotkách a popisy práce ich zamestnancov atď.

Zoznam dokumentov požadovaných na uskladnenie v závode elektroinštalačných produktov OJSC Samara je uvedený v charte tohto podniku.

V prípade reorganizácie podniku musia byť všetky dokumenty prevedené predpísaným spôsobom na právneho nástupcu a v prípade likvidácie podniku sa dokumenty trvalého uloženia, ktoré majú vedecký a historický význam, prevedú na štátne uloženie do spolkovej krajiny. Archívna služba Ruska sa dokumenty o zamestnancoch (objednávky, osobné spisy a registračné karty, osobné účty atď.) prenášajú na uloženie do príslušného archívu zakladajúceho subjektu Ruskej federácie. Prenos a organizáciu dokumentov vykonáva podnik a na jeho náklady v súlade s požiadavkami archívnych orgánov; informácie o závode elektroinštalačných produktov JSC Samara sa im poskytujú v súlade s požiadavkami právnych predpisov Ruska. federácie.

Spoločnosť poskytuje svojim akcionárom prístup k dokumentom s výhradou obmedzení stanovených právnymi predpismi Ruskej federácie. Právo na prístup k účtovným dokladom majú akcionári (akcionári), ktorí majú v súhrne najmenej 25 percent akcií s hlasovacím právom podniku. OJSC "Samara Plant of Electrical Installation Products" je povinný na požiadanie osôb s právom prístupu k dokumentom poskytnúť im kópie týchto dokumentov. Výšku poplatku za kopírovanie stanovuje generálny riaditeľ podniku a nemôže presiahnuť náklady na vyhotovenie kópií dokumentov. Spoločnosť poskytuje svojim akcionárom a zamestnancom prístup k informáciám v súlade s požiadavkami legislatívy o štátnom tajomstve. Systém riadenia kancelárie v závode JSC Samara Plant of Electrical Installation Products je čiastočne centralizovaný.

V závislosti od špecifík odovzdávania dokumentov spoločnosti JSC Samara Plant of Electrical Installation Products sú rozdelené do troch veľkých skupín: prichádzajúce, odchádzajúce, interné.

Spracovanie prichádzajúcich dokumentov prebieha zmiešanou papierovo-elektronickou formou. Popis technológie spracovania došlých dokumentov je uvedený v prílohe 3, technológia spracovania výstupných a interných dokumentov je uvedená v prílohe 4.

Jedným z integrálnych prvkov dokumentačnej podpory pre manažment v závode elektroinštalačných produktov OJSC Samara je organizácia kontroly nad vykonávaním dokumentov. Najdôležitejšie dokumenty podliehajú kontrole nad vykonaním. Dokumenty vyžadujúce vykonanie podliehajú kontrole. Účelom kontroly je zabezpečiť včasné a kvalitné vykonanie príkazov zaznamenaných v dokladoch 3.

Praktické práce na kontrole vykonávajú zamestnanci oddelenia riadenia kancelárie v mene vedenia závodu elektroinštalačných produktov Samara OJSC (s výnimkou účtovných a personálnych dokladov). Na monitorovanie realizácie sa používa elektronický žurnál „Dokumenty na kontrolu“, ktorý je súčasťou databázy „Prípad“ (pozri prílohu 5).

Nevýhodou doterajšieho postupu pri monitorovaní vyhotovenia dokumentov je, že vznikajúce databázy nie sú konsolidované do jednej databázy a každé oddelenie si vedie vlastnú databázu. Kontrola vyhotovenia dokumentov v závode elektroinštalačných produktov OJSC Samara sa nevykonáva v plnom súlade s existujúcimi požiadavkami, pretože výsledky vyhotovenia musia byť zaznamenané v dokumente, nielen v registračných databázach.

Ďalšou nevýhodou je, že databáza (elektronický žurnál) vytvorená pri registračnom procese sa nepoužíva na kontrolu, čo vedie k duplicite zadávania informácií o dokumente.

Analýza existujúceho systému manažérskej dokumentácie v závode OJSC v Samare v troch hlavných aspektoch (dokumentácia (výkres, vyhotovenie, schvaľovanie a výroba dokumentov); organizácia práce s dokumentmi v procese riadenia (zabezpečenie pohybu, kontrola vyhotovenie, uloženie a použitie dokumentov); systematizácia archívu dokumentov) umožnila identifikovať jeho hlavné nedostatky: množstvo práce zamestnancov oddelenia riadenia kancelárie pri zachovaní aplikovaných technológií spracovania dokumentov znamená rozšírenie jeho zamestnancov ; v dôsledku značného počtu štrukturálnych divízií je existujúca technológia na prenos dokumentov zamestnancom pomerne náročná na prácu a sťažuje kontrolu tohto procesu; čiastočná automatizácia podpory dokumentácie pre manažment spôsobuje ťažkosti pri získavaní rýchlych a spoľahlivých informácií o postupe vyhotovenia dokumentu ao vykonaní pokynov na prichádzajúcom dokumente a vedie k značným časovým nákladom na vyhľadávanie dokumentov štrukturálnymi divíziami; používanie rôznych špecializovaných nekompatibilných softvérových produktov zamestnancami pri príprave dokumentov (účtovníctvo - systém 1C; personál - databáza v MS Excel, oddelenie správy kancelárie - databáza Delo) vedie k duplicite informácií a často k ich skresleniu; Vedenie podniku nemá potrebný stupeň úplnosti informácií o kvalitatívnom a kvantitatívnom zložení toku dokumentov v závode elektroinštalačných produktov OJSC Samara. Uvedené nedostatky a chýbajúci jednotný informačný priestor v závode elektroinštalačných produktov OJSC Samara spomaľujú proces prijímania a implementácie manažérskych rozhodnutí, znižujú efektivitu riadenia v dôsledku nedostatku a roztrieštenosti informácií.

3. Pokyny na zlepšenie dokumentačnej podpory pre riadiace činnosti JSC SZEI

Zistené nedostatky umožnili určiť oblasti pre zlepšenie systému podpory dokumentácie pre riadenie v závode elektroinštalačných produktov OJSC Samara.

Zvýšenie efektívnosti riadiaceho aparátu je možné dosiahnuť zlepšením jeho štruktúry, zvýšením kvalifikácie personálu, zlepšením organizácie, mechanizácie a automatizácie pracovne najnáročnejších procesov riadiacich činností.

Najväčší efekt sa dosiahne pri integrovanom, prepojenom a harmonickom rozvoji všetkých týchto oblastí. V súčasnej fáze možno konštatovať, že v súvislosti s rozvojom informačných technológií sa efektivita práce výrazne zvýšila, ale k ich implementácii v podnikoch dochádza postupne, čo je spojené so značnými finančnými a organizačnými nákladmi.

Najoptimálnejšou možnosťou pre závod elektroinštalačných produktov JSC Samara z hľadiska zlepšenia dokumentačnej podpory pre manažment sa javí prechod na zásadne odlišnú informačnú technológiu v riadiacich orgánoch, založenú na organickom zahrnutí súboru technických prostriedkov do procesu riadenia. - automatizovaný systém pre dokumentačnú podporu riadenia.

Výber automatizovaného informačného systému manažérskej dokumentácie (AIS DOU) je v súčasnosti pre mnohé domáce organizácie a podniky veľmi naliehavou úlohou. Väčšina publikácií na túto tému je venovaná najmä jednotlivým funkčným výhodám a nevýhodám rôznych systémov elektronickej správy dokumentov. Spravidla nezohľadňujú alebo plne nezohľadňujú požiadavky samotného objektu automatizácie - riadiacich činností.

Analýza existujúcej literatúry o problémoch automatizácie predškolských vzdelávacích inštitúcií a syntéza výsledkov získaných s nedostatkami existujúceho systému predškolského vzdelávania v OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products zistených počas tejto práce umožnila identifikovať súbor najviac významné faktory, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri výbere optimálneho pre produkty OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products" AIS DOU.

Efektívny AIS DOU je určený na zvýšenie efektívnosti riadiacich činností organizácie automatizáciou celého rozsahu práce s dokumentmi a musí riešiť tieto hlavné úlohy: dokumentácia (príprava, realizácia, koordinácia, schvaľovanie a uvoľňovanie dokumentov); zabezpečenie toku dokumentov organizácie (evidencia a pohyb dokumentov a ich projektov, sledovanie plnenia objednávok na spracovanie dokumentov, ukladanie a vyhľadávanie dokumentov); archívne uloženie (zabezpečenie vyhľadávania, dodržiavanie pravidiel pre uchovávanie, používanie a ničenie archívnych dokumentov). Štruktúra požiadaviek na optimálny AIS DOU pre OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products, interpretovaná graficky do komponentov AIS DOU, je znázornená na obrázku 3.

AIS DOU tvorí jednotný informačný priestor, ktorý používateľom poskytuje prostriedky na súčinnosť so všetkými dokumentmi organizácie: došlú a odoslanú korešpondenciu, vnútroorganizačné a administratívne materiály, ako aj sprievodnú korešpondenciu - počas celého ich životného cyklu a po skončení „aktívnej životnosti“ dokumentov, systém musí uchovávať ich archívne úložisko alebo evidovať informácie o ich zničení.

Pri výbere optimálneho AIS DOU pre OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products sa zdá dôležité vziať do úvahy nasledujúce aspekty: zohľadňuje systém technológie riadenia kancelárie a toku dokumentov prijaté v podniku; podporuje obeh dokumentov predkladaných v papierovej aj elektronickej forme; či má dostatočnú funkčnú úplnosť; má prijateľné výkonové charakteristiky.

Ryža. 3. Bloková schéma AIS DOU pre OJSC “Samara Plant of Electrical Installation Products”

Výber AIS DOW ovplyvňujú aj náklady na jeho obstaranie a prevádzku, ako aj rozsah ponúkaných služieb na podporu systému.

Preskúmanie domáceho trhu pre AIS DOU umožnilo identifikovať tri hlavné skupiny týchto systémov: systémy vyvinuté ruskými spoločnosťami založené na priemyselných DBMS („Delo“, „LanDocs“, „OPTIMA-WorkFlow“, „Kodeks“, „ Deloproizvodstvo“ atď.); Rusifikované verzie populárnych západných produktov („Documentum 4“, „DOCS Open“, „Lotus Domino/Notes“, „DocuLive“ atď.); systémy vytvorené ruskými spoločnosťami na platforme Lotus Notes („CompanyMedia“, „BOSS-Referent“, „Escado“ atď.).

Na základe analýzy existujúceho AIS DOU a zistených problémov podpory dokumentácie pre manažment v OJSC "Samara Plant of Electrical Installation Products" sa zdá dôležité zabezpečiť, aby vybraný systém poskytoval: jedinú registráciu všetkej prichádzajúcej korešpondencie vrátane listov a výzvy občanov s následným zaslaním dokumentov na posúdenie vedeniu organizácie alebo jej štrukturálnym oddeleniam; jednotná evidencia všetkej odchádzajúcej korešpondencie a interných dokumentov organizácie; evidencia pohybu dokumentov (toku dokumentov) v rámci organizácie vrátane uznesení, správ o vykonaní, schvaľovania (podpisovania) dokumentov; odpis dokumentov v spise v súlade s nomenklatúrou spisov prijatou v organizácii; sledovanie včasného plnenia pokynov, žiadostí občanov, organizácií, uznesení a pokynov vedenia; kontrola správnosti a včasnosti vyhotovenia dokumentov; vyhľadávanie dokumentov a získavanie štatistických správ o toku dokumentov organizácie; vytváranie expedičných registrov pre expedíciu inštitúcie alebo odosielanie dokumentov pomocou e-mailových systémov.

Taktiež systém automatizácie a toku dokumentov v kancelárii musí fungovať v lokálnej počítačovej sieti, ktorá spája počítače inštalované na pracoviskách zamestnancov štruktúrnych divízií a pobočiek zapojených do procesov kancelárskej práce.

Najkompletnejšie formulované požiadavky spĺňa systém Letograf - automatizovaný systém správy dokumentov a obchodných procesov (workflow), ktorý je integrovaný s účtovným systémom 1C:Enterprise 8.1 používaným v účtovnom oddelení OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products.

Integrácia tohto AIS DOW so systémom 1C:Enterprise 8.0 umožňuje vyhnúť sa dvojitému zadávaniu údajov (údaje z účtovného systému môžu okamžite vstúpiť do toku dokladov) a výrazne urýchliť spracovanie informácií, oddeliť a zefektívniť funkcie zadávania a spracovania údajov v organizácia. Vďaka integrácii s účtovným systémom spoločnosti JSC Samara Plant of Electrical Installation Products je tok dokumentov zjednodušený a zrýchlený. Dokumenty sa centrálne vkladajú do jedného úložného miesta. Prístup je poskytovaný rôznym používateľom a informačným systémom na riešenie rôznych problémov. Ku každému primárnemu dokumentu môžete pripojiť ďalšie dokumenty (súbory, texty, originálne obrázky) a zhromaždiť celú základňu dokumentov v jednom systéme. Nie je potrebné vyvíjať a udržiavať technické prevodníky, brány a integračné spracovanie s podnikovým účtovným systémom. Hlavnou úlohou AIS DOU "Letograf" je automatizácia toku dokumentov a vykonávanie obchodných procesov.

Tento softvérový produkt vám umožňuje riešiť problémy: popisovať a optimalizovať podnikové procesy, vykonávať účtovníctvo, plánovanie a analýzy v rôznych oblastiach riadenia.

Medzi hlavné výhody systému Letograf patrí: dostupnosť hotových schém toku dokumentov, obchodných procesov a metód implementácie; vizuálny spôsob nastavenia, integrácia s existujúcim systémom správy dokumentov „Delo“. Vizuálne nastavenie (bez kódovania) môže výrazne skrátiť čas implementácie a zaručiť úspech projektu. Náklady na implementáciu sa znížia odstránením celých fáz (konfigurácia a kódovanie v 1C: Configurator a ladenie kódu).

Ďalšou výhodou je zníženie nákladov na následnú údržbu a vývoj: akékoľvek predtým vykonané nastavenia je možné skopírovať so zachovaním pôvodných údajov a vykonať zmeny.

Toto AIS DOU teda môže vždy funkčne zodpovedať úrovni vývoja JSC Samara Plant of Electrical Installation Products, čo minimalizuje čas a riziká implementácie. „Letograf“ vám umožňuje dolaďovať existujúci rozpočtový systém a rozvíjať ho spolu s rastom systému riadenia po technickej a metodickej stránke.

Súčasťou dodávky sú príklady diagramov obchodných procesov, ktoré boli úspešne implementované v iných podnikoch. V Letografe sa nachádza „knižnica“ (internetové úložisko) priemyselných a špecializovaných obchodných procesov, šablón dokumentov a nastavení. Implementácia začína výberom najvhodnejšieho modelu s využitím už nazbieraných praktických skúseností a znalostí konzultantov. Systém umožňuje normalizovať a optimalizovať obchodné procesy organizácie, popísať konkrétny systém správy dokumentov nastavením potrebných procesov a typov dokumentov, získať manažérske reporty o archíve dokumentov, ukladať a štruktúrovať informácie, uľahčiť ich vyhľadávanie, automatizovať ukladanie dokumentov vo forme elektronického archívu (s verziami, obrazovými originálmi atď.), automatizovať nastavovanie úloh a prenos informácií medzi účastníkmi podľa nakonfigurovaných obchodných procesov, sledovať realizáciu každej úlohy, procesu a dostávať správa o stave úlohy, dokumentu alebo práce 1. Systém poskytuje podporu pre nasledujúce obchodné procesy, ktoré sú graficky znázornené na obrázku 4.

Práca s internými dokumentmi organizácie zahŕňa: prípravu návrhu dokumentu, jeho schválenie a schválenie v elektronickej forme; generovanie pokynov k dokumentom, odovzdávanie vízových dokumentov zamestnancom na kontrolu a vykonanie; kontrola prechodu dokumentov; evidencia dokladov, kontrola oboznamovania sa s objednávkami, pokynmi a pod.; kontrola prístupu k dokumentom; rýchle vyhľadávanie požadovaného dokumentu; vytváranie a ukladanie šablón dokumentov.

Hlavné procesy podporované AIS DOU "Letograf"

Práca s internými dokumentmi

Spracovanie prichádzajúcich a odoslaných dokumentov

Práca s organizačnými zmluvami

Správa externých kontaktov

Vedenie účtovných a manažérskych záznamov

Organizovanie spravodajských kanálov a konferencií

Organizácia a plánovanie podujatí

Podpora inžinierskej podpory pre ekonomické zariadenia OJSC "Samara Plant of Electrical Installation Products"

Ryža. 4. Obchodné procesy podporované AIS DOU “Letograf”

Spracovanie došlých a odoslaných dokladov zahŕňa nasledovné operácie: kontrola, účtovníctvo, evidencia došlej/odoslanej korešpondencie; ukladanie uznesení; odosielanie dokumentov v rámci organizácie prispôsobiteľnými cestami; preklad dokumentov z papierovej do elektronickej podoby a naopak, vrátane streamového skenovania; doručenie (uloženie) dokumentov po vykonaní veci; vytvorenie histórie korešpondencie o probléme; generovanie pokynov na základe dokumentov; kontrola vykonávania dokumentov; udržiavanie štatistík a vytváranie správ; nastavenie štruktúry evidenčného čísla v súlade s nomenklatúrou prípadov; riadenie prístupu k dokumentom.

Správa externých kontaktov zahŕňa registráciu rôznych typov kontaktov; plánovanie kontaktov s tretími stranami; udržiavanie histórie kontaktov, generovanie reportov o kontaktoch, rýchle vyhľadávanie histórie kontaktov s konkrétnou organizáciou.

Požiadavky na objem vedeckej práce neumožňujú detailné zváženie všetkých možností tohto AIS DOW, značná časť z nich je uvedená v používateľskej príručke dostupnej na webovej stránke vývojárov.

Možnosti programu umožňujú zamestnancom štrukturálnych divízií OJSC "Samara Plant of Electrical Installation Products" využívať informácie zo zadaných dokladov v účtovnom systéme a generovať doklady (a iné objekty) v účtovnom systéme a zabezpečiť, aby vedenie podniku prijíma operatívne a štatistické výkazy o plnení úloh v podniku v rôznych úsekoch: výkonní pracovníci, funkcia, termíny, dokumenty a pod.

Na implementáciu systému po technickej stránke je potrebné: ​​Každý koncový používateľ má počítač a dva servery: aplikačný server a databázový server. Počítače musia byť pripojené k lokálnej sieti. Technické požiadavky v systematickej forme sú uvedené v tabuľke 1.

Stôl 1.

Požiadavky na vybavenie pre implementáciu AIS "Letograf"

softvér	Špecifikácie počítača
Počítač používateľa
OS MS Windows 98/ME alebo MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Enterprise 8.0; platforma Microsoft. NET Framework 1.1, Internet Explorer 6.0 a vyšší, Microsoft Office	Procesor Intel Pentium III - IV RAM od 512 MB (odporúčané od 1 GB). Pevný disk s veľkosťou aspoň 20 GB (pri inštalácii sa použije približne 100 MB). Čítačka CD (pre lokálnu inštaláciu). SVGA displej.
Server aplikácií
OS MS Windows 98/ME alebo MS Windows NT 4.0/2000/XP/2008 Server; 1C: Enterprise 8.0; platforma Microsoft. NET Framework 1.1	Procesor Intel Pentium III 1 GHz. RAM od 2 GB CD čítačka.
Databázový server
Operačný systém MS Windows 2000/2008 Server. Microsoft SQL Server 2000 + Service Pack 3.	Procesor Intel Pentium Xeon 2 GHz RAM 2 GB. Pevný disk SCSI alebo systém RAID

Technické požiadavky na vybavenie uspokojujú existujúcu úroveň materiálno-technického zabezpečenia pracovísk v OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products, takže implementácia systému si nevyžaduje náklady na nákup ďalšieho kancelárskeho vybavenia.

Technická podpora pre štandardný softvér Letograf zahŕňa poskytovanie: prístupu k novým vydaniam softvéru; konzultácie na horúcej linke e-mailom alebo telefonicky; prístup do internetového depozitára, informácie o vydaní a zložení aktualizácií.

V cene softvéru Letograf je zahrnutá bezplatná technická podpora po dobu 12 mesiacov od dátumu zakúpenia produktu. Cena predplatného (počas prvého roka) ročnej technickej podpory „Letograf“ je 15 % z ceny zakúpeného produktu podľa aktuálneho cenníka v čase zakúpenia predplatného.

K inštalačnej sade softvéru sú dodávané metodické dokumenty: „Metodika nastavenia rozpočtového manažmentu „Päť krokov k dokonalosti: Podnikové procesy“; „Príručka používateľa“ (pre každé tri zakúpené pracovné stanice je zahrnutá jedna používateľská príručka), „Príručka implementácie“ (skript nastavenia programu) a „Príručka programátora skombinovaním konfigurácie Letograf s vlastnou konfiguráciou pre 1C:Enterprise“.

Implementácia tohto AIS DOU umožňuje znížiť náklady na: vyhľadávanie dokumentov - vďaka jednotnému systému ukladania dokumentov sa znížia personálne náklady; koordinácia a prenos informácií – prostredníctvom automatického nastavenia a monitorovania vykonávania úloh; prestoje spôsobené čakaním na informácie potrebné na prijatie rozhodnutia; školenia nového personálu, pretože noví zamestnanci dostanú kontextové informácie, uvidia presný zoznam svojich funkcií (zároveň ich systém ochráni pred mnohými nesprávnymi úkonmi, ktoré by mohli viesť k strate času prispôsobujúceho sa zamestnanca a jeho kolegov vykonávaním nepotrebných, chybných úkonov) ; pre firemné školenia a implementáciu nových pravidiel a obchodných procesov z dôvodu možnosti ich automatického návrhu a komunikácie so zamestnancami a automatického sledovania implementácie.

Logický vzťah príčiny a následku medzi schopnosťami programu a účinkami jeho implementácie je uvedený v prílohe 6.

Návrh smerníc na zlepšenie dokumentačnej podpory pre manažment v OJSC Samara Plant of Electrical Installation Products zahŕňa vykonanie výpočtov na identifikáciu účinnosti navrhovaných pokynov (pozri prílohu 7).

Použitie navrhovaného systému správy dokumentov teda umožní spoločnosti Samara Electrical Installation Products Plant OJSC ušetriť približne 7,4 milióna rubľov ročne.

Z výpočtu vyplýva, že zavedenie systému Letograf umožňuje napraviť zistený nedostatok - nesúlad medzi počtom pracovníkov na oddelení riadenia kancelárie a objemom práce v oblasti dokumentačnej podpory riadenia.

Pri implementácii navrhovaného AIS DOW sa teda znižuje množstvo práce a nie je potrebné zvyšovať počet zamestnancov oddelenia riadenia kancelárie závodu.

Záver

V kontexte napredovania trhových vzťahov a konkurenčnej ekonomiky rozhoduje o životaschopnosti podniku alebo organizácie včasné a správne riešenie strategických a taktických úloh. Zdokumentované informácie tvoria základ riadenia, ich efektívnosť je do značnej miery založená na produkcii a spotrebe informácií. V modernej spoločnosti sa informácie stali plnohodnotným výrobným zdrojom, dôležitým prvkom sociálneho a politického života spoločnosti. Kvalita informácií určuje kvalitu riadenia. V moderných podmienkach je pre zvýšenie efektivity riadenia potrebné venovať dostatočnú pozornosť skvalitneniu práce s dokumentmi, keďže každé manažérske rozhodnutie je vždy založené na informáciách, na oficiálnom dokumente.

Medzi hlavné problémy dokumentačnej podpory manažmentu v ruských podnikoch patrí: potreba vyvinúť jednotné normatívne a metodologické základy, princípy a pravidlá pre dokumentovanie informácií a prácu s dokumentovanými informáciami; problémy štandardizácie a zjednocovania dokumentov; vývoj celoruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; zaistenie bezpečnosti informácií a ochrana informácií pred neoprávneným prístupom.

Používanie nových systémov správy dokumentov v podniku si vyžaduje určenie efektívnosti ich implementácie. Efekt implementácie sa delí na: priamy efekt zavedenia systému, spojený s úsporou materiálu, pracovného času zamestnancov a pod., a nepriamy efekt spojený s benefitmi pre fungovanie organizácie, ktoré ASUD poskytuje (transparentnosť riadenie, kontrola výkonovej disciplíny, možnosť zhromažďovania vedomostí atď.).

V tejto práci bola vykonaná analýza dokumentačnej podpory pre riadenie činností podniku s využitím informačných technológií na príklade otvorenej akciovej spoločnosti „Závod elektroinštalačných výrobkov Samara“ (OJSC „Závod elektroinštalačných výrobkov Samara“ “). Organizácia, údržba a zdokonaľovanie systému manažérskej dokumentácie v závode Elektroinštalačné výrobky Samara as sa uskutočňuje na základe jednotnej technickej politiky a využívania moderných technických prostriedkov pri práci s dokumentmi oddelením riadenia kancelárie a všeobecne Do procesu toku dokumentov je zapojených približne 300 zamestnancov podniku. Štúdia existujúceho systému toku dokumentov v podniku odhalila množstvo problémov: pracnú technológiu na prenos dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami a náročnosť monitorovania tohto procesu; čiastočná automatizácia dokumentačnej podpory pre manažment vedúca k ťažkostiam pri získavaní rýchlych a spoľahlivých informácií o postupe vyhotovenia dokumentu a o vykonaní pokynov na dochádzajúcom dokumente, k značným časovým nákladom na vyhľadávanie dokumentov štrukturálnymi divíziami; používanie rôznych špecializovaných, komplexne kompatibilných softvérových produktov pri zostavovaní dokumentov, čo vedie k duplicite informácií a často k ich skresľovaniu; nedostatok požadovaného stupňa úplnosti informácií o kvalitatívnom a kvantitatívnom zložení toku dokumentov v OJSC „Samara Plant of Electrical Installation Products“ od vedenia podniku atď.

Zistené problémy spomaľujú proces prijímania a implementácie manažérskych rozhodnutí a znižujú efektivitu riadenia v dôsledku nedostatočných a roztrieštených informácií.

Pre takú veľkú organizáciu, akou je JSC Samara Plant of Electrical Installation Products, ktorá má rozvetvenú štruktúru, je najefektívnejšou formou využitia noriem a predpisov upravujúcich dokumentačnú podporu činnosti podniku využitie automatizovaného informačného systému, ktorý by umožnil všetky dokumenty, ktoré majú byť prezentované vo forme elektronických textov, ku ktorým je možný prístup z akéhokoľvek pracoviska v podnikovej sieti.

Systém automatizácie správy dokumentov musí fungovať v lokálnej počítačovej sieti, ktorá spája počítače inštalované na pracoviskách zamestnancov stavebných jednotiek zapojených do technologických procesov kancelárskej práce.

Medzi hlavné automatizované funkcie, ktoré by mal systém poskytovať, patria: evidencia všetkej prichádzajúcej korešpondencie vrátane listov s následným preposlaním korešpondencie na posúdenie vedeniu organizácie alebo jej štrukturálnym divíziám; evidencia všetkej odchádzajúcej korešpondencie a jej interných dokumentov; odpis dokumentov v spise v súlade s nomenklatúrou spisov prijatou v organizácii; monitorovanie vykonávania príkazov; hľadať dokumenty.

Voľba automatizovaného systému manažérskej dokumentácie (ADMS) je daná potrebami organizácie. V prvej fáze sa určí súbor kritérií klasifikácie: na akých technických platformách systém funguje a ako je to v súlade s podnikovou politikou v tejto oblasti, na aké objemy uložených informácií je systém orientovaný, či sú tieto objemy konzistentné s očakávaným tokom dokumentov v organizácii; aká je organizácia distribúcie, uchovávania a výmeny dokumentov medzi štruktúrnymi jednotkami, efektívnosť sieťovej interakcie; určí sa výška finančných nákladov. V tomto prípade je potrebné vziať do úvahy prítomnosť systému na ochranu pred prístupom k informáciám zvonku, ten musí byť určite zahrnutý v súbore automatizovaných riadiacich systémov, preto by ste pri výbere systému mali venovať pozornosť tento faktor.

Zvýšenie produktivity práce v dôsledku implementácie systému slúži ako meradlo efektívnosti využívania automatizovaných riadiacich systémov. Efektívnosť je dosiahnutá nielen vďaka vysokej rýchlosti systému, ale aj vďaka jeho širokej funkčnosti. Plne funkčný systém umožňuje automatizovať prácu s dokumentmi akéhokoľvek typu a takmer vo všetkých fázach životného cyklu, od vývojovej úlohy až po doručenie do archívu. Táto kvalita navyše umožňuje prispôsobiť systém pre rôzne špecifické oblasti, či už ide o klasickú kancelársku prácu (s paralelným obehom elektronických a papierových dokumentov) alebo vývoj projektovej dokumentácie (s podporou skenovania, vektorizácie, rozpoznávania a indexovania) , ktorý je relevantný pre spoločnosť JSC „Závod elektroinštalačných produktov v Samare“. Je zrejmé, že plne funkčný systém by mal byť schopný nielen organizovať komplexné cesty pre pohyb dokumentov (sériovo-paralelné, s podmieneným vetvením, cyklami a dokonca nezávislými manažérskymi rozhodnutiami, ak je to možné), ale aj kontrolovať ich vykonávanie, vykonávať audit optimalizovať pracovné zaťaženie zamestnancov a zarobiť oveľa viac.

Na základe analýzy ruského trhu ASUD sa ako najoptimálnejší softvérový produkt pre závod Samara Plant of Electrical Installation Products OJSC javí softvérový produkt Letograf - automatizovaný systém správy dokumentov a obchodných procesov (workflow), ktorý je integrovaný s 1C: Účtovný systém Enterprise 8.0 používaný v účtovníctve OJSC "Samara Plant of Electrical Installation Products" Integrácia tohto AIS DOW so systémom 1C:Enterprise 8.0 umožňuje vyhnúť sa dvojitému zadávaniu údajov (údaje z účtovného systému môžu okamžite vstúpiť do toku dokladov) a výrazne urýchliť spracovanie informácií, oddeliť a zefektívniť funkcie zadávania a spracovania údajov v organizácia. Vďaka integrácii s účtovným systémom spoločnosti JSC Samara Plant of Electrical Installation Products je tok dokumentov zjednodušený a zrýchlený. Dokumenty sa centrálne vkladajú do jedného úložného miesta. Prístup je poskytovaný rôznym používateľom a informačným systémom na riešenie rôznych problémov. Ku každému primárnemu dokumentu môžete pripojiť ďalšie dokumenty (súbory, texty, originálne obrázky) a zhromaždiť celú základňu dokumentov v jednom systéme. Nie je potrebné vyvíjať a udržiavať technické prevodníky, brány a integračné spracovanie s podnikovým účtovným systémom. Tento softvérový produkt vám umožňuje riešiť problémy: popisovať a optimalizovať podnikové procesy, vykonávať účtovníctvo, plánovanie a analýzy v rôznych oblastiach riadenia.

Medzi hlavné výhody systému Letograf patrí: dostupnosť hotových schém toku dokumentov, obchodných procesov a metód implementácie; vizuálny spôsob nastavenia, integrácia s existujúcim systémom správy dokumentov „Delo“. Vizuálne nastavenie (bez kódovania) môže výrazne skrátiť čas implementácie a zaručiť úspech projektu. Náklady na implementáciu sa znížia odstránením celých fáz (konfigurácia a kódovanie v 1C: Configurator a ladenie kódu).

Ďalšou výhodou je zníženie nákladov na následnú údržbu a vývoj: akékoľvek predtým vykonané nastavenia je možné skopírovať so zachovaním pôvodných údajov a vykonať zmeny. Toto AIS DOU teda môže vždy funkčne zodpovedať úrovni vývoja JSC Samara Plant of Electrical Installation Products, čo minimalizuje čas a riziká implementácie.

Výpočet efektívnosti implementácie programu „Letograf“ ukázal návratnosť navrhovaných opatrení na zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu OJSC „Samara Plant of Electrical Installation Products“ za menej ako rok a náklady na implementáciu softvérového produktu. sú výrazne menšie ako výsledná úspora času.

Na záver je potrebné poznamenať, že používanie systémov podobných „Letografu“ vám umožňuje zvýšiť efektívnosť riadenia zdrojov organizácie, identifikovať jej rezervy a vyhliadky rastu na posilnenie jej pozície na trhu.

Zoznam použitých zdrojov a literatúry

Zdroje

Federálny zákon z 29. decembra 1994 č. 77-FZ (v znení zmien a doplnkov z 23. júla 2008) „O zákonnom uchovávaní dokumentov“ // Právny referenčný systém ConsultantPlus

Federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ (v znení z 27. júla 2010) „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (prijatý Štátnou dumou Federálneho zhromaždenia Ruskej federácie 8. júla 2006 ) // Referenčný a právny systém ConsultantPlus

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 10. novembra 2008 č. 677 (v znení z 2. septembra 2010) „O celoruských klasifikátoroch technických, ekonomických a sociálnych informácií v sociálno-ekonomickej oblasti“ // Referenčné a právne systém ConsultantPlus

GOST R 51141-98. Vedenie záznamov a archivácia. Pojmy a definície. (schválené uznesením Štátnej normy Ruskej federácie z 27. februára 1998 č. 28) // Referenčný a právny systém ConsultantPlus.

GOST 6.30-2008. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentu // Právny referenčný systém ConsultantPlus.

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie // Referenčný a právny systém ConsultantPlus.

Celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie OK 011-93 (schválený uznesením Štátnej normy Ruskej federácie zo dňa 30.12.1993 N 299) v platnom znení. zo dňa 09.08.2010) // Právny referenčný systém ConsultantPlus

Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo dňa 02.06.2007) // Referenčný a právny systém ConsultantPlus

Popis programu "Letograf". [Elektronický zdroj] – Elektronické údaje – M., z. 2010. – Režim prístupu: http://www.docflow.ru/ CatalogInfo.asp?option =product&details=zoznam.

Literatúra

ABC HR. Všetky dokumenty týkajúce sa práce s personálom. – M.: Vershina, 2006. – 272 s.

Andreeva V.I. Kancelárska prax: organizácia a riadenie. Vzdelávacia a praktická príručka / V.I. Andreeva - M.: Knorus, 2006. - 272 s.

Gaverdovskij A. Koncepcia budovania systémov automatizácie dokumentov. – Režim prístupu: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

Larin M.V., Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Stav a vývoj dokumentačného systému / M.V. Larin, V.D. Banasyukevič, A.N. Soková. –M., 2000. - 35 s.

Dokumentácia v informačnej spoločnosti: moderné technológie správy dokumentov: XIII. medzinárodná vedecká a praktická konferencia „Dokumentácia v informačnej spoločnosti: abstrakty – [Elektronický zdroj]. –Elektrón. Dan. [M.], sor. 2000-2010 – Režim prístupu: http://www.vniidad.ru/conference/reports.html

Arskiy Yu.M. Informačný priestor nových nezávislých štátov / Yu.M. Arsky a ďalší . - M.: VINITI. 2000,- 200 s.

Kuznecovová T.V. Kancelárske práce (podpora dokumentácie pre manažment) / T. V. Kuznetsova – M., 2009. – 480 s.

Larin M. Vedenie dokumentácie / M. Larin. − Režim prístupu: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

Larin M.V. Riadenie dokumentácie v organizáciách / M. V. Larin - M.: Vedecká kniha, 2008. - 288 s.

Larin M.V., Soková A.N. Evidencia úradných dokumentov /M.V. Larin, A. N. Soková - M.: MTsFER, 2006. - 112 s.

Michael J. Sutton. Správa podnikových dokumentov: princípy, technológie, metodika implementácie / Michael J. Sutton – St. Petersburg: ABC. 2008. – 446 s.

Mitina T.E. Využitie nových technológií na zníženie toku dokumentov v systéme riadenia kancelárie / T. E. Mitina // Legislatíva a ekonomika, 2006. – č.8.

Mitchenko O.Yu. Organizačný návrh podpory dokumentácie pre manažment /O. Yu Mitchenko – Tver: Tver State University, 2008. – 49 s.

Novíková M.M.. Podpora dokumentácie pre manažment / M.M. Novíková - M.: Os-89, 2006. - 144 s.

Ponomareva N.G. Ako sa vyvarovať chybám pri vedení personálnej evidencie / N. G. Ponomareva – M.: Alfa-Press, 2009. – 345 s.

Romanov D.A. Pravda o správe elektronických dokumentov / D. A. Romanov, T. N. Ilyina, A. Yu. Loginova - M.: DMK Press, 2007. – 224 s.

Romanina L.A. Dokumentačná podpora manažmentu / L. A. Romanina - M.: Akadémia, 2009. - 214 s.

Slavko T.I. Databáza a nové dokumentačné komplexy /T. I. Slavko // Bulletin archivára. – 2008. – Číslo 5 (41). – s. 40-41.

Terentyeva E.V. Aktuálne úlohy formovania regulačného rámca pre dokumentačné služby. - So.: Humanitárna služba. 10. medzinárodná vedecká konferencia „Veda k službe“. Kniha 3 / E. V. Terentyeva // Štátna vzdelávacia inštitúcia vyššieho odborného vzdelávania "MGUS". – M., 2009, – S. 148-159.

Terentyeva E.V. Informačné technológie v predškolských vzdelávacích inštitúciách / E. V. Terentyeva - M.: Unity-Dana., 2008– 35 s.

Yankovaya V.F. Optimalizácia textov riadiacich dokumentov (teoretický aspekt): Abstrakt. dis. ...sladkosti. histórie 25.05.2002 / V. F. Yankovaya / VNIIDAD. - M., 1987 – 49 s.

Aplikácie

2 Federálny zákon z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (prijatý Štátnou dumou Federálneho zhromaždenia Ruskej federácie 8. júla 2006) // Referenčný a právny systém ConsultantPlus

3 Soková A.N. Dokumentácia ako vedný odbor: objekt, predmet, hlavné úlohy // Dokumentácia riadiacich činností: So. vedecký tr. / VNIIDAD. – M., 1986. – S. 11.

4 Elektronické dokumenty: Vedecký výskumný program (2001-2010) / Rosarkhiv, VNIIDAD. – M., 2000. – 35 s. CIF OTSNTI VNIIDAD, č. 10595.

5 Romanov D.A., Ilyina T.N., Loginova A.Yu. Pravda o elektronickej správe dokumentov. - M.: DMK Press, 2004; Michael J. Sutton. Tok firemných dokumentov: princípy, technológie, metodika implementácie. SPb.: ABC. 2007; Kunyaev, N.N. K niektorým otázkam právnej úpravy správy elektronických dokumentov. – dokumentácia v informačnej spoločnosti: legislatíva a normy. Správy a oznámenia o správe na XII. medzinárodnej vedeckej a praktickej konferencii 22. – 23. novembra 2009 // Rosarkhiv. VNIIDAD. – 2009. –T5. –S.63.

1 Larin M. Správa dokumentácie. – Režim prístupu: http://www.DIRECTUM-Journal.ru/docs/1631677.html

2 Mitchenko O.Yu. Informačné systémy // Personálna služba, 2009. – č. 7. – S. 61.

3 Gaverdovsky A. Koncepcia systémov automatizácie dokumentácie budov // Open Systems - 2006. - č. [Elektronický zdroj]. -Elektrón. Údaje – [M.] – Režim prístupu: http://text.marsu.ru/osp/os/2001/07-08/0597.htm

4 Terentyeva E.V. Aktuálne úlohy formovania regulačného rámca pre dokumentačné služby. - So.: Humanitárna služba. 10. medzinárodná vedecká konferencia „Veda k službe“. Kniha 3 // Štátna vzdelávacia inštitúcia vyššieho vzdelávania „MGUS“. – M., 2009, – S. 148.

5 Mitchenko O.Yu. Organizačný návrh podpory dokumentácie pre manažment. - Tver: Štátna univerzita v Tveri, 2008. - S. 32.

6 Tamže. – str. 21.

7 Tamže. – str. 24.

8 Terentyeva E.V. Aktuálne úlohy formovania regulačného rámca pre dokumentačné služby. - So.: Humanitárna služba. 10. medzinárodná vedecká konferencia „Veda k službe“. Kniha 3 // Štátna vzdelávacia inštitúcia vyššieho vzdelávania „MGUS“. – M., 2009,. – S. 151.

9 Terentyeva E.V. Informačné technológie v predškolských vzdelávacích inštitúciách. – M.: Jednota-Dana. – S. 43

10 Terentyeva E.V. vyhláška. Op. – S. 44

11 Dekrét Terentyeva E.V. cit.. – S. 49.

1 Charta OJSC „Samara Plant of Electrical Installation Products“. Samara. Strojopis, 2009

2 Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 25. novembra 1994 č. 75 „O schválení medzirezortných integrovaných časových štandardov pre prácu na dokumentačnej podpore riadenia“ // Referenčný a právny systém ConsultantPlus.

3 Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie./Kap. arch. Napr. pod Radou ministrov ZSSR, All-Union. Vedecký – výskum Ústav dokumentácie a Arch. záležitosti. – M.:[b.], 1991. – str. 36

1Popis softvérového produktu „Letograf“ .–[Elektronický zdroj]. -Elektrón. Údaje – M., z. 2009. – Režim prístupu: http:// http://www.docflow.ru/catalogInfo.asp

Tupikov R.V., Samedová O.M. ZLEPŠENIE SYSTÉMU DOKUMENTÁCIE PRE ORGANIZAČNÉ RIADENIE S VYUŽITÍM INFORMAČNÝCH TECHNOLÓGIÍ // Vedecký elektronický archív.
URL: (dátum prístupu: 01/04/2020).

Určenie úlohy systému riadenia personálnej evidencie v systéme personálneho riadenia. Koncepcia, štruktúra, metodika hodnotenia stavu dokumentačnej podpory personálneho manažmentu na príklade Lolita LLC, vypracovanie programu na jej zlepšenie.

Podobné dokumenty

Pojem ľudských zdrojov. Hlavné smery na zlepšenie personálnej a dokumentačnej podpory manažmentu. Obsah systému riadenia ľudských zdrojov organizácie. Analýza personálnej a dokumentačnej podpory manažmentu.

práca, pridané 2.8.2015


Úloha systému personálneho manažmentu v činnosti organizácií v sociokultúrnej sfére. Štúdia systému personálneho manažmentu na príklade Tourist LLC. Zlepšenie dokumentačnej podpory pre personálnu činnosť cestovnej kancelárie.

test, pridaný 2.12.2014


Systém manažérskej dokumentácie, jej miesto v systéme personálneho manažmentu. Analýza toku dokumentov OJSC TsTD "Diascan". Plán organizačnej a manažérskej efektívnosti na zlepšenie systému manažérskej dokumentácie.

práca, pridané 13.02.2015


Podstata a funkcie systému personálneho manažmentu. Požiadavky na personálne obsadenie systému personálneho manažmentu v podniku. Všeobecné štandardy pre organizáciu dokumentačnej podpory pre systém personálneho manažmentu. Bezpečnosť personálu a ochrana práce.

práca, pridané 15.11.2010


Zdôvodnenie požiadaviek na personálne obsadenie systému personálneho manažmentu. Kvantitatívne a kvalitatívne charakteristiky zamestnancov vykonávajúcich funkcie personálneho manažmentu. Analýza existujúceho personálneho obsadenia systému personálneho manažmentu.

kurzová práca, pridané 29.11.2009


Dokumenty definujúce organizáciu kancelárskej práce v organizácii. Hlavné ciele, ciele a funkcie služby podpory riadiacej dokumentácie, jej práva a povinnosti. Analýza postupu organizácie kancelárskej práce na príklade MTC Milcom LLC.

abstrakt, pridaný 31.03.2015


Teoretické aspekty organizácie dokumentačnej podpory manažmentu v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a tokom dokumentov. Západné systémy automatizácie kancelárií v Rusku. Analýza toku dokumentácie nemocnice.

práca, pridané 01.06.2013


Regulačný a metodický základ pre organizovanie dokumentačnej podpory. Pojmy a definície v kancelárskej práci. Kancelárske funkcie systému personálneho manažmentu. Dokumentácia hodnotenia personálnej výkonnosti, organizácia toku dokumentov.

abstrakt, pridaný 21.03.2010


Pojem, ciele a funkcie personálneho manažmentu. Metódy konštrukcie a výskumu systémov personálneho manažmentu v podniku. Vývoj opatrení na zlepšenie systému personálneho manažmentu na príklade spoločnosti Novem LLC na zvýšenie prevádzkovej efektívnosti.

diplomová práca, doplnené 10.1.2012


Riadiaca dokumentácia podporná služba a regulačná regulácia jej činností na príklade spoločnosti Teploset LLC. Dokumenty upravujúce organizáciu kancelárskej práce podniku. Funkcie špecialistov na správu dokumentov.

Konečným cieľom návrhu, implementácie a používania systému správy dokumentov je zlepšenie efektívnosti manažérskych činností. Manažérske funkcie sú vecne realizované pomocou dokumentov – papierových alebo elektronických.

Aktivity moderného manažéra sa odrážajú v neustále sa zvyšujúcom toku riadiacich dokumentov. Domáci dokumentoví experti považujú rast toku dokumentov za nevyhnutný trend vo vývoji systému riadenia v súčasnej fáze. Toto konštatovanie však neznamená, že šírenie tokov dokumentov by malo prebiehať nekontrolovateľne a samotná prítomnosť rôznych dokumentov povedie k efektívnemu riadeniu. Je potrebné systematicky vykonávať prácu na znížení toku dokumentov.

Zbierka záznamov organizácie obsahuje informácie, ktoré sú cenným zdrojom a dôležitým prvkom obchodnej činnosti a umožňujú organizáciám chrániť a uchovávať dokumenty ako dôkaz činností. Systém správy dokumentov vytvára informačný zdroj o podnikateľských aktivitách organizácie, ktorý môže podporovať jej následné aktivity, vytvárať informačnú základňu pre prijímanie manažérskych rozhodnutí a tiež poskytovať reporting.

Efektívne riadenie a dokumenty, ktoré ho podporujú, umožňujú organizácii vykonávať svoju činnosť usporiadane a zodpovedne, zvyšujú efektívnosť jej fungovania a chránia aj záujmy rezortu, práva zamestnancov a všetkých zainteresovaných strán. Je nesporné, že len kompetentne a včas vypracované, ako aj dôsledne vyhotovené dokumenty pomáhajú zabezpečiť efektívnosť riadenia.

Každý manažér musí pracovať na zlepšení riadenia kancelárie. V súlade s národnou normou Ruskej federácie GOST R ISO 15489-1-2007 Správa dokumentov musia byť v organizačno-právnych dokumentoch jasne vymedzené zodpovednosti a právomoci špecialistov v oblasti správy dokumentov: administratívne predpisy, predpisy o oddeleniach, administratívne predpisy, nariadenia o útvaroch, organizačné a právne predpisy. pracovný poriadok (pokyny). Tieto dokumenty umožňujú prísne regulovať zodpovednosť za všetky činnosti úradu.

Zodpovednosť by mala byť rozdelená medzi všetkých zamestnancov organizácie (vrátane špecialistov z oddelenia dokumentačnej podpory manažmentu, špecialistov v príbuzných informačných profesiách, vedúcich štrukturálnych odborov a ďalšie osoby, pre ktoré je práca s dokumentmi súčasťou ich pracovných povinností). Osobitná zodpovednosť za správu záznamov by mala byť zverená osobe zodpovednej za správu záznamov. Určenie zodpovedných osôb musí byť upravené administratívnym dokumentom. Povinnosti správy záznamov by mali zahŕňať:

· Zodpovednosťou manažmentu je podporovať uplatňovanie jednotného systému správy dokumentov v celej organizácii;

· špecialisti v oblasti správy dokumentov zodpovedajú za všetky aspekty správy dokumentov vrátane tvorby, implementácie a aplikácie systému správy dokumentov, ako aj za školenie špecialistov v pravidlách dokumentovania a organizácie práce s dokumentmi v jednotlivých praktických činnostiach ;

· Všetci zamestnanci organizácie sú zodpovední za zachovanie pravosti, integrity, spoľahlivosti a vhodnosti na použitie dokumentov odrážajúcich ich činnosť.

Dokument je autentický, ak je v súlade so stanovenými pravidlami; bola vytvorená alebo podaná osobou na to oprávnenou; bol vytvorený alebo odoslaný v čase uvedenom v dokumente.

Právna sila a pravosť dokumentov, ako aj informačná podpora manažmentu sú zabezpečené predovšetkým prostredníctvom dodržiavania predpisov princíp zjednotenia v správe dokumentov. Unifikáciou sa rozumie ustanovenie jednotnosti v skladbe a formách riadiacich dokumentov, ktoré evidujú plnenie rovnakého druhu riadiacich funkcií a úloh, stanovenie jednotných požiadaviek na procesy, dokumentačné nástroje a informačné technológie vo forme a obsahu. Zjednotenie sa realizuje prostredníctvom vypracovania a implementácie normatívnych a metodických aktov federálnymi archívnymi orgánmi: noriem, pokynov, pravidiel v oblasti správy dokumentov.

Nápady a možnosti formovania e-governmentu v poslednom čase ďaleko predbiehajú prax. Možno vymenovať veľa objektívnych a subjektívnych príčin a faktorov spomaľujúcich proces zavádzania elektronickej správy dokumentov do manažérskej praxe, ale hlavný dôvod spočíva v nedostatočnom legislatívnom, normatívnom a metodickom spracovaní tejto problematiky.

V súčasnosti na úrovni federálneho subjektu len ťažko nájdeme federálny rezort, v ktorom by elektronická správa dokumentov úplne alebo čiastočne nahradila papierové. V najlepšom prípade dochádza k duplicite a extrémne zriedkavo ku kombinácii toku papierových a elektronických dokumentov. V dôsledku toho zavedenie elektronickej správy dokumentov neznižuje, ale zvyšuje náklady na prácu v kancelárii so všetkými z toho vyplývajúcimi dôsledkami. Pravidlá kancelárskej práce schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č.477 zdôrazňujú, že každé jednotlivé oddelenie vo svojich pokynoch pre kancelársku prácu musí stanoviť postup vytvárania, prijímania, spracovania, uchovávania a používania elektronických dokumentov v podmienkach používania rezortného elektronického systému správy dokumentov a tiež postup pri odosielaní, prijímaní a evidencii elektronických správ.

Nezabúdajme, že ruský systém riadenia, tradične zameraný na dôsledné uplatňovanie princípu jednoty velenia, reaguje na pokyny k samostatnému postupu veľmi pomaly. Každé spolkové ministerstvo má teraz po dohode so spolkovým archívom právo stanoviť lehoty na uloženie dokumentov vlastného informačného fondu, ako aj určiť typ média (elektronické alebo papierové), na ktorom bude tento dokument vytvorený a uložené. Tieto pokyny musia byť zaznamenané v pokynoch oddelení pre kancelársku prácu, v zoznamoch oddelení s uvedením lehôt uchovávania dokumentov a podľa toho v zoznamoch prípadov. Súčasne aktuálny štandardný zoznam riadiacich dokumentov s uvedením lehôt uloženia neobsahuje pokyny ani odporúčania týkajúce sa výberu nosiča dokumentov. Je celkom zrejmé, že pre jednotlivé rezorty nebude jednoduché správne sa rozhodnúť a prejsť procesom schvaľovania vyššie uvedených dokumentov. Preto je mimoriadne potrebný ďalší rozvoj štandardných procesov informačných technológií a riadiacich postupov, ktoré zaisťujú spoľahlivosť, úplnosť, bezpečnosť a ochranu informácií, vrátane zvýšenia efektívnosti zavádzania informačných technológií do kancelárskej práce.

Pokyny na vedenie kancelárie pre konkrétnu inštitúciu organizujú jednotný systém správy dokumentov. Preto by mal obsahovať tieto časti: pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov; organizácia toku dokumentov a vykonávanie dokumentov; systém vyhľadávania dokumentov; organizácia práce s dokumentmi v kancelárskej práci; postup pri odovzdávaní dokumentov na uloženie do archívu. Návod na kancelársku prácu je teda vypracovaný a používaný ako ucelený dokument, ktorý odráža všetky technologické operácie dokumentačnej podpory manažmentu. Na vytvorenie jednotného moderného systému správy dokumentov je potrebné využiť existujúce regulačné a metodické akty.

Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch v súlade s článkom 11 federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ č. ich kompetencie. Hlavným regulačným zdrojom pre vypracovanie pokynov na prácu v úrade pre systém mestskej samosprávy sú teda v súčasnosti pravidlá práce v kancelárii. Autori tohto dokumentu však zahrnuli pravidlá dokumentovania a organizácie práce s dokumentmi len pre federálne výkonné orgány. V pravidlách sa napríklad uvádzajú názvy podrobností potrebných na vypracovanie dokumentov vo federálnych výkonných orgánoch. Väčšina názvov podrobností zodpovedá odporúčaniam súčasnej normy GOST R 6.30 - 2003. Niektoré podrobnosti však boli premenované: atribút „rozlíšenie“ v nových pravidlách kancelárskej práce sa nazýva „pokyny na vyhotovenie dokumentov“ a atribút „heading to the text“ sa teraz nazýva „názov dokumentu“. Názvy jednotlivých podrobností obsahujú označenie, že podrobnosti patria do zloženia dokumentov vytvorených federálnymi výkonnými orgánmi, napríklad: „názov federálneho výkonného orgánu“, „referenčné údaje federálneho výkonného orgánu“. Pri zostavovaní pokynov pre kancelársku prácu v organizáciách systému mestskej samosprávy sa prirodzene objavia otázky týkajúce sa výberu zloženia a názvov detailov, na ktoré nie je v pravidlách a usmerneniach jednoznačná odpoveď. „Erb subjektu federácie alebo komunálneho subjektu“ špecifikovaný v norme GOST R 6.30 – 2003 nie je v týchto pravidlách vôbec zahrnutý.

Výsledkom je, že pri vypracúvaní pokynov na kancelársku prácu pre okresnú alebo obecnú správu nebudú odborníci schopní nájsť v pravidlách kancelárskej práce všetky potrebné informácie a budú nútení použiť iné regulačné dokumenty, najmä GOST R 6.30 - 2003. Ale vzhľadom na to, že požiadavky Nové pravidlá kancelárskej práce a spomínaná norma sa nezhodujú ani v skladbe detailov, princíp zjednotenia pri vyhotovovaní dokumentov podlieha ďalšej skúške. Dokumenty vytvorené v organizáciách na rôznych úrovniach riadenia sa budú navzájom líšiť zložením, umiestnením a dizajnom detailov. V dôsledku toho pravdepodobne vzniknú problémy pri výmene informácií medzi organizáciami. Žiaľ, nedostatok jednotných požiadaviek na prípravu dokumentov v rôznych oddeleniach vedie k spätnému pohybu dokumentov, pretože právna sila prichádzajúcich dokumentov je často spochybňovaná. Nielen organizácie, ale aj občania sa stávajú rukojemníkmi takýchto situácií. Zároveň je potrebné pripomenúť, že používanie normatívnych a metodických dokumentov na vypracovanie predpisov o spisovej službe, náplne práce, pokynov na dokumentačnú podporu riadenia by malo zabezpečiť vysokú kvalitu týchto dokumentov a efektívnosť fungovanie samotného systému správy dokumentov.

Vzorové návrhy na vytvorenie a zlepšenie systému správy dokumentov v organizácii

1. Vypracovanie a implementácia administratívneho dokumentu pokynov pre kancelársku prácu v súlade s požiadavkami súčasných regulačných dokumentov;
2. Príprava a používanie formulárov na vyhotovenie dokumentov (všeobecný formulár, formulár administratívneho dokumentu, formulár úradného listu);
3. Vytvorenie a aplikácia systému zmiešaného toku dokumentov, postupné rozširovanie podielu elektronických dokumentov v ňom. Vypracovanie zoznamu dokumentov, ktorých vytváranie, uchovávanie a používanie by sa malo vykonávať vo forme elektronických dokumentov.
4. Príprava a používanie Tabuľky formulárov dokumentov používaných v organizácii;
5. Vytvorenie albumu jednotných foriem dokumentov na papierových a elektronických médiách;
6. Maximálne využitie možností mechanizácie a automatizácie kancelárskej práce;
7. Organizácia pokročilých školení pre špecialistov s cieľom študovať pravidlá kancelárskej práce a využívanie informačných technológií v kancelárskej práci.
8. Zahrnutie zručností do prípravy a spracovania dokumentov ako kritéria hodnotenia výkonu špecialistov.

Tabuľka formulárov dokumentov je zoznam formulárov dokumentov povolených na použitie, potrebných a postačujúcich na vykonávanie funkcií a úloh riadiacich činností, s popisom ich právneho stavu, štádií prípravy a vykonávania. Používanie časového rozvrhu zabezpečuje právnu silu dokumentov, umožňuje rýchle vyhľadávanie potrebných dokumentov, čím znižuje náklady na pracovný čas na prípravu, vyhotovenie a spracovanie dokumentácie, slúži ako referenčná kniha v praxi dokumentácie činnosti organizácie. Tabuľka formulárov dokumentov je zostavená vo forme tabuľky. Formu vysvedčenia určujú vývojári: dokumenty môžu byť systematizované podľa štruktúrnych oddelení správy alebo podľa funkcií a úloh riadenia.

Výsledky zjednotenia formulárov dokumentov sú konsolidované v Albume formulárov dokumentov, ktorý zabezpečuje dodržiavanie jednotných požiadaviek v oblasti dokumentácie, pomáha znižovať spätný pohyb dokumentov a zlepšovať tok dokumentov. Vedením časového rozvrhu a albumu, vykonávaním ich zmien a monitorovaním používania týchto dokumentov je poverené oddelenie podpory dokumentácie manažmentu. Vytvorenie racionálneho systému správy dokumentov by teda malo pomôcť zlepšiť efektivitu organizácie.

9. Otázky k disciplíne „Sociálny manažment“

9.1. Sociálny manažment: podstata a štrukturálne prvky. Etapy formovania systému sociálneho riadenia počas rokov reforiem v Rusku

Sociálny manažment – ​​riadenie procesov a javov sociálnej sfére verejný život, prostriedok realizácie sociálnej politiky.

Jeho hlavné štrukturálne prvky: 1) predmety sociálneho manažmentu; 2) predmety a ich zoradenie; 3) systém stanovovania cieľov: ciele a zámery, priority; funkcie; typy, komponenty; 4) úrovne implementácie; 5) systém dosahovania cieľov: metódy (princípy a metódy), prostriedky, hodnotenie efektívnosti.

Vzťah medzi pojmami „sociálny manažment“ a „sociálna politika“: 1) podobné koncepty, ale sociálna politika je širšia ako sociálny manažment; 2) sociálny manažment je prostriedkom sociálnej politiky.

Sociálna politika:

1) ako súčasť politiky (vonkajšej a vnútornej): súbor vzťahov medzi sociálnymi skupinami (triedami, vrstvami, komunitami) na obranu svojich záujmov a zlepšenie ich sociálneho postavenia; spojené s inými typmi a oblasťami politík; nemal by byť asociálny;

2) činnosti subjektov politiky:

V širšom zmysle: rozvíjať sociálnu sféru, zlepšovať sociálne postavenie rôznych skupín;

Zriedkavo v užšom zmysle: podporovať zraniteľné skupiny.

Sociálny status je kľúčovým pojmom sociálnej politiky.

Tri etapy formovania systému sociálneho riadenia v poreformnom Rusku (podľa stupňa pozornosti štátu sociálnym problémom a charakteru riešených úloh):

I. etapa – začiatok 90. ​​rokov: sociálny manažment je zameraný na dôsledky ekonomických transformácií a transformácií inštitúcií v sociálnej sfére; reakcia na ekonomické reformy, na zmeny princípov financovania sociálnej sféry;

II. etapa – od polovice 90. rokov 20. storočia. pred rokom 2004: zmenené postoje k sociálnemu manažmentu a sociálnej politike: 1996-1997: začiatok diskusie a prípravy viacerých reforiem v sociálnej oblasti; začiatok 21. storočia: realizácia plánov – veľké sociálne inštitucionálne reformy. Sociálne reformy sa však nestali prioritou v činnosti štátu, zásadne sa nezmenilo miesto a úloha sociálnych problémov v politickej agende štátu.

III.etapa – 2005-2008. doteraz: prelom v sociálnom manažmente a sociálnej politike - presun sociálnych problémov do epicentra sociálnej politiky: 2005: začiatok reformy sociálnych dávok (federálny zákon č. 122); problém znižovania chudoby; Sep. 2005: začiatok implementácie 4 prioritných národných projektov; Máj 2006: rozsiahly program na prekonanie demografickej krízy, opatrenia na stimuláciu pôrodnosti.

Etapa IV - 2009 doteraz: adaptácia na globálnu ekonomickú krízu, túžba udržať si dosiahnuté pozície v sociálnej sfére.

9.2 Sociálna sféra ako objekt sociálneho manažmentu: pojem a štruktúra. Etapy rozvoja sociálnej sféry počas rokov reforiem v Rusku

Objektmi sociálneho manažmentu v širšom zmysle sú spoločnosť, veľké a malé skupiny, jednotlivci, organizácie a iné sociálne subjekty, sociálne procesy.

Predmetom sociálneho manažmentu v užšom zmysle je sociálna sféra.

Sociálna sféra je súbor vzťahov a životných podmienok ľudí (skupín, spoločnosti), ktoré určujú ich záujmy a ovplyvňujú ich činnosť a správanie. Zahŕňa komponenty ako sociálna štruktúra a sociálna infraštruktúra.

Tri etapy transformácie sociálnej sféry v poreformnom Rusku:

I. etapa – začiatok 90. ​​rokov: prudký pokles životnej úrovne, prudký rast sociálnej a príjmovej diferenciácie, rozvoj otvorenej a skrytej nezamestnanosti, deštrukcia predchádzajúcich sociálnych inštitúcií a absencia nových, prudký rozvoj neformálnych vzťahov; Etapa II - od polovice do konca 90. rokov: dramatická demografická situácia, neefektívnosť tradičných inštitúcií sociálnej sféry, nefunkčné sociálne procesy (najmä v oblasti príjmov) - brzdy ekonomického rastu, prekonávanie hyperinflácie; Stupeň III – od začiatku 21. storočia. do roku 2008: - pokles napätia na trhu práce, znižovanie mzdových nedoplatkov, zvyšovanie reálnych príjmových (predovšetkým) miezd, znižovanie miery chudoby, zvyšovanie financií pre sociálne sektory, pozitívne zmeny v spotrebiteľskom správaní populácia atď. Sú to výsledky: 1) pozitívna makroekonomická dynamika; 2) aktivácia sociálnej politiky.

V roku 2009 sa v dôsledku globálnej hospodárskej krízy objavili negatívne procesy vo vývoji sociálnej sféry v Rusku (rast nezamestnanosti, znižovanie príjmov domácností, rastúca chudoba a pod.), no už v roku 2010 sa situácia stabilizovala.

Súvisiace informácie.